El modelo de inspección de trabajo en Costa Rica está cambiando. El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) ha optado por dejar atrás la inspección tradicional, en la que el inspector llegaba al centro de trabajo, solicitaba documentos y recorría las instalaciones, para dar paso a una fórmula que permite prescindir de la presencialidad.

Dos directrices marcan ese cambio: la Directriz No. DNI-DIR-01056-24 del 7 de mayo de 2024, que formaliza las inspecciones virtuales, y la Directriz No. DUG-MTSS-DMT-1-2025, publicada el 16 de julio de 2025, que redefine las visitas de revisión.

Ambas tienen un impacto directo en la gestión laboral de las empresas y exigen una nueva cultura de cumplimiento donde prevenir no es solo recomendable, sino indispensable.

La Directriz No. DNI-DIR-01056-24 incorpora oficialmente la figura de la inspección virtual dentro del sistema de fiscalización de la Inspección de Trabajo. Se trata de un procedimiento que habilita a la Inspección de Trabajo para realizar actuaciones a distancia, ya sea por denuncia o de oficio, sin necesidad de presentarse físicamente en el centro de trabajo. En la práctica, esto significa que el proceso puede iniciarse con una simple notificación por correo electrónico o llamada telefónica y tendrá la misma validez que una visita presencial.

Esto obliga a los empleadores a mantener su documentación lista y digitalizada, en tanto la directriz establece que podrán solicitarse las planillas presentadas ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y el Instituto Nacional de Seguros (INS); planillas internas; recibo de pago de la Póliza de Riesgos de Trabajo del INS; comprobantes de pago de salarios y aguinaldo; políticas internas contra el hostigamiento sexual y laboral; inscripción de las comisiones de salud ocupacional y sus planes de trabajo; así como la lista completa de personas trabajadoras con datos de contacto actualizados. Todo debe enviarse en formato digital y se integra al sistema informático de la Inspección de Trabajo como parte del expediente.

Posteriormente, la persona inspectora puede programar entrevistas virtuales con la representación legal de la empresa y con los trabajadores, ya sea mediante plataformas en línea o formularios digitales.

Una vez revisada la documentación, la persona inspectora podrá cerrar el expediente si no encuentra irregularidades; en caso de detectar alguna, emitirá el acta de inspección y prevención, indicándole al representante las faltas encontradas y la forma de subsanarlas, dentro del plazo otorgado para corregirlas, así como los recursos que caben contra el acta.

Resuelto el recurso en caso de haberse interpuesto o vencido el plazo otorgado para corregir lo detectado, el inspector de trabajo verificará el cumplimiento de lo prevenido, para lo cual llevará nuevamente a cabo entrevistas al patrono y a las personas trabajadoras, remitiendo los formularios pertinentes. Si la empresa corrige en el plazo otorgado, se levanta el acta de revisión indicando el cierre del expediente; si no lo hace, se activa el proceso de acusación judicial.

En esencia, el procedimiento es el mismo que se realiza de forma presencial, pero ahora se ejecuta con el apoyo de la tecnología. La diferencia es que todo ocurre a distancia, con los plazos y formalidades intactos, pero sin el recorrido físico por las instalaciones. En síntesis, la inspección ya no toca la puerta: llega por correo electrónico o una llamada telefónica.

El segundo cambio proviene de la Directriz No. DUG-MTSS-DMT-1-2025. Hasta ahora, cuando una inspección detectaba infracciones, incluía, como práctica habitual, una visita de revisión presencial para comprobar si el empleador había corregido las observaciones formuladas.

La nueva directriz dispone que la persona inspectora deberá realizar al menos un intento de visita de revisión dentro del horario habitual del centro de trabajo. Si la visita no puede efectuarse por causas ajenas a la Inspección, el patrono tendrá tres días hábiles para remitir pruebas digitales que acrediten el cumplimiento de las prevenciones, siempre que dichas infracciones puedan verificarse a distancia.

En los casos donde la corrección solo pueda comprobarse presencialmente, el inspector podrá coordinar una cita de revisión que deberá realizarse en un plazo máximo de quince días naturales. La empresa, por su parte, deberá confirmar la cita o proponer alternativas en un plazo de tres días hábiles. Si el empleador no envía la evidencia requerida o no responde dentro de esos plazos, se tendrá por agotada la fase de revisión y la Inspección de Trabajo podrá continuar con la acusación judicial correspondiente.

Adicionalmente, la directriz prevé que no habrá revisión en casos de infracciones graves relacionadas con la integridad física, sexual o la dignidad humana, las cuales se considerarán cerradas con la simple constatación del hecho.

En pocas palabras, la segunda visita dejó de ser una etapa asegurada. En la práctica, ese espacio entre la inspección inicial y la revisión funcionaba como una ventana de tiempo para ordenar, corregir y demostrar avances; hoy, esa oportunidad se reduce a pocos días y, en algunos casos, desaparece por completo. El proceso gana agilidad, pero también les exige a las empresas un nivel de preparación mucho más alto y una respuesta inmediata ante cualquier observación.

Ambas directrices evidencian un cambio de paradigma en el que la visita presencial del inspector de trabajo no resulta indispensable. Más que un cambio tecnológico, el Ministerio de Trabajo busca agilizar los procedimientos y optimizar el uso de su recurso humano ante la limitada cantidad de personas inspectoras disponibles. La verificación documental se convierte entonces en el eje central del control, permitiendo mantener la cobertura institucional sin aumentar la presencia física en los centros de trabajo.

Este nuevo esquema redefine la relación entre las empresas y la fiscalización laboral. Cumplir ya no significa reaccionar ante una visita inspectiva, sino anticiparse. Las organizaciones que mantengan sus procesos revisados, su documentación en orden y sus evidencias actualizadas son las que realmente podrán responder con tranquilidad cuando llega un requerimiento de la Inspección de Trabajo.

En este contexto, la revisión interna y constante de las prácticas laborales deja de ser un ejercicio teórico para convertirse en una necesidad operativa. De ahí que la auditoría laboral preventiva se consolide como una herramienta esencial para mantener el control, anticiparse a los hallazgos y corregir sin la presión de un procedimiento de inspección abierto. Más que una tarea de cumplimiento representa una forma inteligente de proteger a la empresa, garantizar coherencia con la normativa y contar con una respuesta sólida ante cualquier inspección.

La visita inspectiva puede llegar por correo y acabar sin una segunda visita. Tener su empresa preparada no debería ser cuestión de suerte, sino de una adecuada gestión preventiva.

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