Todas las sociedades jurídicas, incluidas las inactivas o en proceso de disolución, deben presentar la declaración de beneficiarios finales y el formulario patrimonial correspondiente al periodo 2024.

El próximo 30 de abril vence el plazo para que los propietarios o representantes legales de sociedades jurídicas presenten la declaración del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF). En el caso específico de las sociedades inactivas, también deberán presentar el formulario D-195 ante el Ministerio de Hacienda, una declaración informativa sobre su situación patrimonial y estructura.

Dato D+: El Ministerio de Hacienda define el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales como un sistema informático desarrollado por el Banco Central de Costa Rica, que permite a las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas como: fideicomisos, administradores de recursos de terceros y las organizaciones sin fines de lucro; suministrar la información para registrar a sus participantes (socios accionistas, cuotistas u alguna otra denominación dependiendo del tipo de persona jurídica, partes que conforman un fideicomiso, u otros miembros administrativos de estructuras jurídicas, etc.) y sus beneficiarios finales, así como otra información relevante de personas físicas que permita un control eficaz en la lucha contra el fraude fiscal, la legitimación de capitales y el financiamiento del terrorismo.

Es importante que los contribuyentes tomen en cuenta que, debido a la celebración de la Semana Santa, disponen de menos días hábiles para realizar ajustes o completar estos trámites. Además, hasta la fecha, las autoridades tributarias no han anunciado ninguna prórroga.

Aunque a primera vista el proceso podría parecer sencillo, la licda. María del Pilar Ugalde Herrera, subdirectora de la Contaduría Pública de la Universidad Hispanoamericana y con más de 30 años de experiencia como auditora, advierte que existen aspectos clave que no deben pasarse por alto para evitar sanciones o complicaciones legales:

Las personas jurídicas que completaron este trámite en octubre del 2024, la ley no los exime de la presentación del formulario de Registro de Transparencia y Beneficiarios. La norma indica que el plazo vence el próximo 30 de abril. En el caso de las personas que no poseen firma digital, tienen que ir donde el abogado para que les dé un poder para que el contador se los haga. Desde el año pasado, cada poder es válido solo para una presentación única, lo que puede generar costos adicionales si existen pendientes de años anteriores”

Otra situación se da en el caso de traspaso de acciones, “la ley señala que en el momento que se hace el movimiento legal, se tiene que entrar inmediatamente al registro de beneficiarios finales y hacer el cambio. Y si está dentro de esta fecha, perfecto. Pero si no está dentro de esta fecha, por ejemplo, digamos que el movimiento lo hacen en mayo 2025,  se programa una sesión extraordinaria”, indicó Ugalde.

La experta también aclaró que las sociedades inactivas están en la obligación de presentar el formulario D-195, el cual corresponde a una declaración informativa y que no debe confundirse con una declaración de impuestos. Este formulario debe reflejar información coherente y consistente con los datos reportados en el RTBF. Por esta razón, se recomienda revisar con detenimiento todos los detalles relacionados con el capital, así como los datos de los responsables de la sociedad. El incumplimiento en la presentación de este formulario puede generar sanciones económicas que van desde los ₡1.350.000 hasta montos superiores a ₡10 millones, dependiendo del tiempo de incumplimiento y reincidencia.

En cuanto a las sociedades inactivas que se encuentran en proceso de disolución, Ugalde explicó que, en este caso, "siguen en estado activo y están en obligación de cumplir con esta disposición de ley. La información que se presenta en 2025 corresponde al período fiscal 2024. Entonces, aunque una sociedad se disuelva hoy, debe cumplir con sus declaraciones del año anterior. Incluso cuando están en proceso de disolución, tienen que estar al día con esos formularios y con el impuesto a las sociedades, con el timbre de educación, entonces siempre lo van a tener que presentar. La disolución solo se reconoce una vez inscrita y tramitada en ambas instancias".

En el caso de aquellas sociedades que poseen activos cuyo avalúo se realizó hace varios años, Ugalde recomendó que si bien no es necesario para estas declaraciones, de igual forma realizar el trámite con el perito y abogado. Esta información se debe actualizar cada cuatro años ante las autoridades municipales y puede ayudar en un futuro trámite legal.

Por tanto, le recordó a los dueños de sociedades jurídicas tener cuidado si no reportan los cambios y señalan en el formulario que no hay novedades. “Recuerde que esta información está triangulada. Si usted pone que sí es lo mismo y en el registro ocurre que no es lo mismo, le van a hacer una prevención, le van a pedir que revise, que corrija, que lo actualice y le van a hacer las notificaciones para que sea de caso”, concluyó la especialista.

Asimismo, compartió otras recomendaciones:

  • Revisar si su sociedad está clasificada como activa o inactiva.
  • Confirme si ha habido cambios en la estructura accionaria, activos o representación legal.
  • Verifique que tanto el RTBF como el formulario D-195 reflejen la misma información.
  • Gestione su firma digital o acuda con tiempo a su contador o abogado.
  • No espere a los últimos días de abril para presentar la declaración.