En un mundo globalizado, donde las transacciones corporativas requieren eficiencia, inmediatez y rapidez, las empresas y las personas físicas se han visto en la necesidad de abrazar el impacto tecnológico y la transformación digital, ampliando sus opciones para lograr concretar acuerdos, convenios, o contratos de índole privados.
Partiendo de lo anterior, es necesario tener en consideración que la práctica privada ha demostrado principalmente tres medios para la firma de contratos locales o regionales, los cuales son: firma electrónica, firma digital o “digitalizada”, y firma digital certificada.
A continuación se conceptualizan de la siguiente manera:
- Firma electrónica: es una herramienta digital que utiliza mecanismos de autenticación para sustituir a la firma autógrafa, es decir, aquella de puño y letra puesta en papel. Lo ideal es que la firma que conste electrónicamente sea igual o parecida a la que consta en los documentos oficiales de identificación de la persona. En este caso, para emplear este tipo de firma se recurre a medios informáticos para completar una solicitud de consentimiento. Un claro ejemplo de un proveedor de firma electrónica es DocuSign o Adobe Acrobat, aunque en la actualidad existe una gran variedad de plataformas similares. Este tipo de firma no está expresamente regulada en Costa Rica.
- Firma digital o “digitalizada”: esta firma es aquella que se plasma de forma autógrafa, pero que se digitaliza por la propia utilización de herramientas tecnológicas. No nace a la vida de forma directa valiéndose de recursos informáticos y su autenticidad es cuestionable al no pasar por un método de verificación electrónica.
- Firma digital certificada: para efectos de Costa Rica, este tipo de firma se encuentra regulada en la Ley N. 8454, en donde establece que debe entenderse por firma digital cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico. Una firma digital se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado. Quien utiliza este método goza de presunción de autoría y responsabilidad, pudiendo equipararse a la firma autenticada de Notario Público.
Debido a que la firma electrónica no está normada, es importante realizar una “arquitectura legal” para así lograr entender este complejo asunto del consentimiento por medios electrónicos.
En materia constitucional
El principio general de libertad contractual, neutralidad tecnológica, y buena fe permite que las partes convengan en cosa, objeto, y precio, pudiendo manifestar su consentimiento para la celebración de los actos en los que participan por cualquier medio tecnológico, siempre y cuando se adecúe a las necesidades de las personas y permita expresar sus voluntades.
Por esta razón, no se le podrá negar o dar un valor jurídico menor a las aceptaciones consentidas por medio de uso de firmas electrónicas, solo por el simple hecho de no cumplir parcial o totalmente en lo indicado y regulado en la Ley de Firma Digital Certificada.
En materia civil y comercial
Usualmente, en el ámbito comercial no es necesaria la exigencia de ninguna formalidad para que dos o más partes acuerden ejecutar algún acto de comercio. En Costa Rica, esto se encuentra regulado en el artículo 411 del Código de Comercio, donde indica expresamente:
Los contratos de comercio no están sujetos, para su validez, a formalidades especiales, cualesquiera que sean la forma, el lenguaje o idioma en que se celebren, las partes quedarán obligadas de manera y en los términos que aparezca que quisieron obligarse (…)”.
No obstante, se debe tener claro que sí existen excepciones que ameritan formalidades y solemnidades, ya sea porque deben celebrarse en escritura pública, o bien porque el mismo cuerpo normativo o alguna otra ley especial así lo estipula.
El consentimiento podrá ser hecho de palabra, por escrito o por hechos que necesariamente se deduzca el mismo, según el artículo 1008 del Código Civil.
En materia laboral
El artículo 24 del Código de Trabajo establece en su inciso j que se debe contar con la firma de los contratantes, en este caso de empleador y trabajador. El cuerpo normativo no limita la voluntad de las partes a medios de firma tradicionales, pero sí a un consentimiento que conste preferiblemente en medios documentales.
Cabe destacar que usualmente no todos los sujetos de derecho privado o entidades gubernamentales aceptan esta novedosa forma de firmar, principalmente por sus vacíos legales y regulatorios. A pesar de esto, no es un secreto que el derecho nunca evoluciona al ritmo que evoluciona la sociedad y como consecuencia de la tecnología, se empiezan a dar prácticas no reguladas.
Por lo tanto, es legalmente viable y válido el uso de firmas electrónicas para gran parte de los actos comerciales o contratos laborales, salvo que por disposición de ley o requerimientos formales especiales, no sea posible emplear este tipo de firma. Siempre es recomendable verificar que el proveedor que se esté utilizando posea la capacidad de garantizar la inalterabilidad del documento, el otorgamiento de una copia certificada y cifrada, integridad, autenticidad, e irrefutabilidad.
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