Instituciones deberán justificar técnicamente la medida, valorar alternativas al cese y pagar previamente las prestaciones e indemnizaciones correspondientes.
El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (Mideplan) y la Dirección General de Servicio Civil fijaron las reglas que deberán seguir las instituciones sujetas a su rectoría cuando pretendan cesar personas servidoras públicas por falta de fondos o como parte de una reorganización orientada a reducir costos y mejorar la eficiencia.
Las disposiciones constan en la circular MIDEPLAN-DM-CIRC-0016-2026, suscrita el 28 de agosto por la ministra de Planificación, Carla Morales Rojas, y el director general interino de Servicio Civil, Carlos Calvo Coto, pero publicada este miércoles 23 de septiembre en La Gaceta, fecha a partir de la cual entró en vigencia.
La posibilidad de aplicar estos ceses no nació con la circular. El artículo 20 de la Ley Marco de Empleo Público ya permite, en casos considerados “excepciones muy calificadas”, la reducción forzosa de servicios o labores por falta de fondos y la reducción de servicios para lograr una reorganización “más eficaz y económica”.
En este último supuesto, la ley exige que la reorganización afecte al menos al 50% de los empleados de la respectiva dependencia pública. Tanto en ese caso como ante una falta de fondos, la normativa exige una rigurosa justificación técnica y el pago previo de las prestaciones e indemnizaciones que correspondan.
La nueva circular recalca que los ceses por reducción forzosa tienen carácter excepcional y que una reorganización, reestructuración o transformación institucional no permite, por sí sola, despedir personas funcionarias. En el caso del personal cubierto por el Régimen de Servicio Civil, las instituciones también deberán cumplir las disposiciones del artículo 47 del Estatuto de Servicio Civil y su reglamento.
Antes de promover un cese, cada institución deberá abrir un expediente institucional que incluya la causal que pretende invocar, los hechos que la sustentan y los estudios financieros, presupuestarios, organizacionales o funcionales correspondientes. También deberá identificar la dependencia, servicios, labores, puestos y personas potencialmente afectadas y explicar las razones para incluirlas.
El expediente tendrá que demostrar, además, la relación entre el problema identificado y la necesidad de eliminar puestos o relaciones de empleo, analizar el impacto sobre la continuidad, eficiencia y calidad del servicio público, estudiar la existencia de opciones menos lesivas y estimar las prestaciones e indemnizaciones, junto con la disponibilidad presupuestaria necesaria para pagarlas.
Alternativas antes del cese
La circular obliga a las instituciones a valorar y documentar medidas alternativas antes de decidir una reducción forzosa de personal. Entre las opciones que podrán analizar se encuentran:
- Reubicaciones y traslados.
- Reconversión ocupacional o capacitación para asumir otras funciones.
- Redistribución de funciones o cargas de trabajo.
- Congelamiento o no utilización temporal de puestos vacantes.
- No sustituir puestos que queden vacantes.
- Jubilación voluntaria de quienes cumplan los requisitos legales.
- Movilidad entre instituciones mediante los instrumentos jurídicos correspondientes.
- Otras medidas permitidas por el ordenamiento jurídico.
Si una institución descarta alguna de esas opciones, deberá dejar en el expediente las razones técnicas, jurídicas o presupuestarias que sustenten esa decisión.
Una vez acreditados los requisitos, la autoridad competente deberá tramitar la medida respetando las garantías establecidas en el ordenamiento jurídico, incluidos los mecanismos de comunicación e impugnación. También tendrá que verificar la existencia de fueros, protecciones especiales u otras circunstancias jurídicamente relevantes que alcancen a las personas afectadas.
La decisión final deberá constar en un acto motivado que identifique la causal utilizada, sus fundamentos técnicos y jurídicos, las personas y puestos afectados, las prestaciones e indemnizaciones correspondientes, la fecha prevista para ejecutar la medida y los recursos disponibles para impugnarla.
La circular establece que el cese solo podrá hacerse efectivo después de pagar las prestaciones e indemnizaciones correspondientes. Esa condición no se aplicará cuando, antes de la decisión de cese, la persona funcionaria se acoja a una alternativa de movilidad laboral jurídicamente procedente.
Los procedimientos de reducción forzosa que hubieran comenzado antes de la entrada en vigencia de la circular podrán continuar sin que las nuevas disposiciones afecten la validez de las actuaciones que ya se hubieran realizado conforme al ordenamiento jurídico.