Por Gloriana Vargas – Estudiante de la Maestría de Proyectos 

La gestión de proyectos depende de muchos factores, pero existe un elemento que se encuentra relacionado con todas las áreas que van a ser desarrolladas en el proyecto: la generación del costo. Es importante destacar que esta área es esencial para la ejecución del proyecto, por lo que se requieren métodos de trabajo organizados, para determinar un presupuesto adecuado.
El Project Management Institute (2017) establece que la gestión de costos incluye “los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado” (p. 231).

Partiendo de la importancia de esta área en el desarrollo de los proyectos, es determinante conocer mecanismos para reducir la dificultad de estimar y comprender los costos asociados a los proyectos, ya que, en ocasiones, al equipo del proyecto se le dificulta establecer un método idóneo para el cálculo y presupuesto del proyecto.

Uno de los parámetros en los que se presenta una mayor dificultad es al determinar un costo para las actividades establecidas en el proyecto, lo cual puede generar un incorrecto presupuesto y que este no alcance para suplir las necesidades totales. Sin embargo, como respuesta a este problema, puede plantearse la búsqueda de un proceso de cálculo de las actividades, valorándolas con los criterios vinculantes y dividiéndolas en dos etapas: la primera, donde se determinen los insumos necesarios, y en la segunda donde se valore el tiempo que se va a requerir para el desarrollo de la actividad. Luego se unirán ambos parámetros, para obtener un monto final de la actividad.

Como parte del reto de establecer un costo correcto para las actividades, en ocasiones también sucede que los equipos no realizan una planificación de los costos ajustada a las situaciones reales, se presentan estimaciones incorrectas y se establece una cantidad equivocada de recursos, ya sea que se genere un sobrante o un faltante. Esto puede mejorarse con el estudio de los insumos que vayan a necesitarse, y utilizando herramientas adecuadas para generar una estimación correcta, una planificación y un seguimiento idóneo (Méndez, 2017, p. 31).

Aunando a la necesidad de gestionar de manera óptima los costos de los proyectos, es necesario establecer métodos de monitoreo de los costos, dado que la economía es cambiante y se requiere una revisión constante, para poder ajustarlos, establecer los montos correspondientes y determinar un presupuesto final, para que el project manager pueda brindarle información clara y oportuna al cliente.

Conforme a los supuestos planteados, es de gran importancia que el equipo que desarrollará el proyecto considere la necesidad de contar con un área de costos sólida, en la que pueda prevenirse gran parte de los problemas que surgen en el desarrollo de los proyectos, donde la planificación sea el punto de partida y en la que la estructura de las actividades se encuentre conforme al uso de mecanismos para su valoración. De esta forma, se podrá planificar monetariamente de manera correcta, realizando los ajustes necesarios conforme avance el proyecto.

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
  • Méndez, R. (2017). Unidad I: Introducción a la administración de proyectos. Recuperado de http://webcache.googleusercontent.com/searchq=cache:tUycPspnnpMJ:ri.uaemex.mx/bitstream/20.500.11799/70332/1/secme-32708_1.pptx+&cd=1&hl=es-419&ct=clnk&gl=cr
  • Project Management Institute. (2017). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide). 6th Edition, Pennsylvania.