¿A quién no le gustaría la idea de emprender un nuevo negocio, ser su propio jefe y vivir el sueño en vida? Claro, es un pensamiento muy usual entre las personas y una fantasía que a la mayoría le gustaría se hiciera realidad tarde o temprano en su desarrollo profesional y personal. Sin embargo, sea precavido y desarrolle su sueño de la mano de un abogado corporativo de su confianza que lo acompañe durante todo el proceso, pero sobre todo, visualice esa asesoría como una inversión y no como un gasto. De esta forma se va a evitar muchos dolores de cabeza futuros.
Ahora bien, para dar comienzo al emprendimiento, tenemos que tomar en consideración aspectos básicos y generales como los siguientes:
¿Qué figura jurídica se puede utilizar?
En Costa Rica, nuestra legislación prevé dos formas de dar inicio a un negocio: como persona física o persona jurídica. La diferencia de ambas es que la persona física implica realizar el proceso de forma personal y en solitario, utilizando la cédula de identidad nacional como el tax ID o número de identificador ante terceras personas, mientras que hacerlo como persona jurídica supone constituir una sociedad de tipo mercantil en conjunto con otra persona a quien se le llamará ‘socio’ y su forma de identificación será por medio de una cédula jurídica.
Si su decisión fue dar inicio mediante una sociedad, tome en cuenta que las figuras más utilizadas son la Sociedad Anónima (S.A) y la Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L). Lo más importante es entender en primer lugar cómo se administran. La “S.A”, por su lado, obligatoriamente tiene que componerse de una Junta Directiva con al menos tres miembros, que serán presidente, secretario y tesorero y, por aparte un fiscal. La “S.R.L” se compondrá de uno o varios Gerentes o Subgerentes que actuarán como administradores. Ambas son sociedades de capital, no obstante, una se compone de acciones y la otra de cuotas con sus particularidades a la hora de transmitirse. La creación de los estatutos o bylaws pueden adaptarse a las necesidades corporativas y de negocio de los socios según el diagnóstico que realicen de la mano con su abogado.
Para la creación de la persona jurídica es necesario hacerlo en escritura pública ante un notario público debidamente habilitado para ejercer. Además, será obligatorio pagar los honorarios al notario y los impuestos y derechos que por ley se establecen para se inscriba la sociedad ante el Registro Nacional, específicamente en la ‘Sección de Personas Jurídicas’. Una vez inscrita, se emitirá la cédula jurídica, la cual se almacenará en registros públicos y será la forma de identificar la entidad para ejecutar negocios.
Una vez decidida la figura jurídica, ¿qué sigue?
En primer lugar, independientemente de la figura jurídica escogida, ambas tienen sus riesgos, ventajas y desventajas, pero lo usual es hacer un razonamiento previo y preguntar, ¿qué quiero yo con este negocio y hasta dónde quiero llegar?
Empezar el camino empresarial como persona física, es relativamente menos complejo por el simple hecho de poder hacer el papeleo administrativo ante las entidades gubernamentales de forma personal, sin necesidad de representación legal, poderes legales, timbres de ley y las obligaciones que inevitablemente tiene que cumplir una sociedad a nivel fiscal y de gobierno corporativo. No obstante, esto no quiere decir que debe descartar asesorarse legalmente cuando así lo crea conveniente. La persona física que da sus primeros pasos en el mundo de los negocios deberá cumplir formalmente los siguientes requisitos:
- Inscribirse ante el portal de tributación e ingresar las actividades profesionales que va a ejercer, pudiendo ser más de una actividad.
- Inscribirse como trabajador independiente ante la seguridad social y reportar un aproximado de las ganancias que va a percibir, tomando como base la profesión y facturas emitidas a la fecha.
- Tramitar los permisos operativos necesarios ante las Municipalidades y Ministerios respectivos, como, por ejemplo, permiso de funcionamiento, patente, permiso sanitario, entre otros.
- Cumplir con las declaraciones fiscales y pagar los impuestos, permisos y demás derechos que la ley prevé cada periodo para evitar cese de operaciones, morosidades o consecuencias de tipo legal.
- Mantener una cuenta bancaria abierta para realizar y recibir pagos.
Por otra parte, la persona jurídica tiene requisitos similares, pero no iguales en su totalidad, por lo cual sus representantes legales, tendrán que cumplir formalmente los siguientes requisitos una vez que la sociedad se encuentra inscrita ante el Registro Nacional:
- Emitir los libros legales de acuerdo con el tipo de sociedad, sea S.A o S.R.L.
- Apertura de cuenta bancaria para operar.
- Activar ante el portal de tributación las actividades que va a realizar la sociedad, de acuerdo con su fin.
- Inscribirse como patrono ante la seguridad social y reportar la nómina de trabajadores con base al salario que van a percibir.
- Tramitar los permisos operativos necesarios ante las Municipalidades y Ministerios respectivos, como, por ejemplo, permiso de funcionamiento, patente, permiso sanitario, entre otros.
- Pagar el Impuesto a las Personas Jurídicas.
- Pagar el Impuesto de Timbre de Educación y Cultura.
- Pagar Impuesto de bienes inmuebles y tasas municipales
- Cumplir con la presentación del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales.
- Mantener un control de gobernanza corporativa en los libros legales para documentar los acuerdos y movimientos monetarios.
- Riesgos, beneficios y ventajas de cada figura
La persona física es un esquema sencillo para iniciar un negocio. No hay gastos adicionales que cubrir desde el punto de vista legal. Básicamente, se tienen que conseguir los activos necesarios y comenzar a operar. Bajo este régimen usted es el propietario en solitario del negocio, permitiendo una rápida toma de decisiones. Consecuentemente, al ser su persona, dueño de todos los ingresos y activos de la empresa a título personal, todo será gravado a su nombre. Por lo tanto, los bienes adquiridos tangibles e intangibles (propiedades, vehículos y cuentas bancarias) responderán ante los acreedores por las deudas o procesos judiciales activos que se tengan con motivo del ejercicio del negocio.
En la otra cara de la moneda, la persona jurídica requiere de un poco más de paciencia para lograr comprender la forma en la que operan las sociedades y su particular manera de establecer la estructura de funcionamiento como lo es el capital, distribución del capital, objeto de la empresa, forma de administración, sus apoderados, sus obligaciones, el manejo de la gobernanza corporativa, libros legales, entre otros. A pesar de esto, esta figura permite calificar más fácilmente como sujeto de crédito, dar una imagen empresarial de seriedad, emitir comprobantes fiscales por medio de la cédula jurídica, ser contratado por otras empresas o crear alianzas comerciales. De igual manera, sirve también para quienes emprenden en uno o más negocios, para encomendar a cada uno una sociedad distinta y mantener sus líneas de negocios separadas entre sí. En los casos de la S.A y S.R.L, los socios no responden por las deudas que la sociedad contraiga, limitando el riesgo por las deudas.
En la actualidad, Costa Rica es un business hub por su reconocida democracia y seguridad jurídica institucional, por lo que quedará a decisión de quienes emprendan este retador y gratificante camino, la forma en la que deseen hacerlo, dependiendo de su visión, rentabilidad, capital disponible y análisis de mercado.
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