Por Carlos Arce – Estudiante de la Maestría en Gerencia de Proyectos

Considerando que menos de un tercio de todos los proyectos se completan con éxito a tiempo y dentro del presupuesto (Burger, 2016), y teniendo en cuenta que un 27 % de los proyectos completados sobrepasa su presupuesto (Anthony, 2021), podemos hablar de la relación directa entre el éxito del proyecto y su gestión de los costos; sin embargo, no podemos dejar de lado que el 43 % de las empresas, en su mayoría, realizan un proyecto dentro del presupuesto (Anthony, 2021).

Cuando hablamos sobre la gestión de costos de proyectos nos referimos a los procesos involucrados en planificar y estimar, establecer el presupuesto por financiar, obtener financiamiento, y gestionar y controlar los costos, de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado (PMI, 2017). Podemos decir que, para completar este propósito, podríamos dividir este proceso en cuatro subprocesos: la planificación de los costos, la estimación de estos, la definición del presupuesto y el control de estos costos.

La gestión de costos del proyecto es una variable que se debe medir a lo largo de las diferentes etapas de este, puesto que permite conocer con antelación la inversión necesaria para obtener el beneficio deseado. Desde la planificación del proyecto cuando se busca la información sobre los recursos necesarios para poder enfrentar el proyecto, así como en la estimación donde se trasladan estos recursos a unidades monetarias que quedan plasmadas en un presupuesto, todos son elementos claves para la gestión del costo y para el seguimiento que se le dé a este, a fin de controlar la inversión que se esté haciendo, obtener los resultados del proyecto y mantener su utilidad (ITM Platform, 2018).

Tomando en cuenta que un 24 % de los profesionales en gestión de proyectos considera que estos se ven obstaculizados por presupuestos poco realistas, y que el 47 % de los gerente de proyectos creen que se espera que brinden más valor con un presupuesto reducido (Anthony, 2021), queda en evidencia la importancia de una correcta planeación de los costos, así como un debido control de costos que permita entregar valor apegados a un presupuesto realista.

Si bien la planificación de los costos y la creación del presupuesto del proyecto es importante, el papel que tiene el control sobresale, puesto que cuando tomamos la decisión como empresa de realizar una inversión económica en un proyecto, estamos frente al hecho de que existe una cantidad limitada de dinero para ejecutarlo, que nos obliga a ser extremadamente cuidadosos con el uso de estos recursos, de manera que podamos cumplir con la rentabilidad establecida al inicio del proyecto, es decir una buena relación costo–beneficio (Acosta, 2010).

En todo proyecto existe una serie de KPI’s que se monitorean constantemente para asegurar el éxito de este, y el control de costos es uno de ellos. Las desviaciones en este indicador pueden hacer evidente que algo no está sucediendo a tiempo o que no se está ejecutando de acuerdo con lo planeado, y haciendo referencia a la importancia del apego al presupuesto, podemos decir que sí es una variable clave para asegurar el éxito del proyecto; es posible que no sea la principal, pero si se desea cumplir el proyecto dentro del presupuesto, debe mantenerse un estricto control de este.

Retomando la pregunta inicial y con base en los argumentos presentados, hay evidencia que demuestra la relación directa entre la gestión de los costos y el éxito del proyecto; sin embargo, la gestión de costos no es la única variable por considerar. También debemos preocuparnos por rentabilizar al máximo nuestros recursos limitados, de esta manera no solo lograremos el éxito de proyecto, sino que mantendremos un balance costo beneficio favorable.

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
  • Acosta, A. (2010). ¿Por qué es importante controlar el costo, el tiempo y la calidad de los proyectos? http://deproyectoenproyecto.blogspot.com/2010/07/por-que- es-importante-controlar-el.html
  • Anthony, J. (2021). 95 Essential Project Management Statistics: 2020/2021 Market Share & Data Analysis. https://financesonline.com/35-essential-project- management-statistics-analysis-of-trends-data-and-market-share/
  • Burger, R. (2016). 20 Surprising Project Management Statistics. https://blog.capterra.com/surprising-project-management-statistics/
  • ITM Platform. (2018). Gestión de costes de proyecto: ¿por qué es tan importante? https://www.itmplatform.com/es/blog/gestion-de-costes-de-proyecto-por-que-es-tan- importante/
  • Project Management Institute. (2017). Guía del PMBOK® (6ta. ed.) Project Management Institute Inc.