Por Andrea Jiménez López - Estudiante de la Maestría de Proyectos

“El tiempo es el más escaso de los recursos y, a menos que se administre, ninguna otra cosa podrá administrarse”.
―Peter Drucker, The Peter F. Drucker Reader: Selected Articles from the Father of Modern Management Thinking.

Napoleón dijo que ninguna batalla exitosa siguió su plan. Sin embargo, Napoleón también planeó cada una de sus batallas, mucho más meticulosamente que cualquier general anterior. Sin un plan de acción, el ejecutivo se convierte en prisionero de los acontecimientos; y sin registros para volver a examinar el plan a medida que se desarrollan los eventos, el ejecutivo no tiene forma de saber cuáles eventos realmente importan y cuáles son solo ruido (Drucker, 2017, p. 7).

Sin duda, el planeamiento es una parte fundamental en los negocios. Ya sea en los distintos proyectos, en la estrategia por seguir de la empresa, en el plan de acción ante una situación inesperada o en cualquier otra instancia en la que se deban tomar decisiones en cuanto al rumbo de la compañía, planear significará mejores resultados para la empresa.

Una vez establecida la importancia de la planeación para alcanzar los objetivos propuestos, se debe también resaltar la importancia del tiempo en cualquier proceso de planeación. No es posible planear para triunfar, a menos que dentro del planeamiento se tome en cuenta cómo se utilizará el tiempo. El tiempo es una parte integral de la vida y de los negocios, y uno de los recursos más valiosos dentro de una empresa. Esto es aceptado en los diferentes mercados; sin embargo, en ocasiones no se aprecia el papel que tiene su correcta planificación y gestión para lograr alcanzar la eficiencia más alta posible de los procesos que brindan valor a la empresa.

De acuerdo con Drucker (2017), el tiempo es el recurso más escaso y preciado de un ejecutivo, y las organizaciones tienden a perder el tiempo inherentemente. Cualquier plan de acción resultará inútil si no se determina cómo se utilizará el tiempo que se le invierta (p. 7). El mal uso de este recurso puede significar la diferencia entre una empresa que logre sus objetivos y se mantenga relevante en el mercado, y una empresa que tenga que cerrar sus puertas.

En las empresas modernas, es sumamente importante la eficiencia, es decir, alcanzar los objetivos y metas utilizando la menor cantidad de recursos, incluyendo el recurso del tiempo. El planeamiento de cómo se deben desarrollar los diferentes procesos y proyectos dentro de la empresa contribuye a alcanzar este objetivo de eficiencia. Para Beck (1987),

El tiempo se puede planear y administrar para completar eficientemente objetivos específicos, y cuanto mejor se gestione el tiempo, más eficiente será un proyecto (…), la falta de gestión del tiempo puede y probablemente resultará en el fracaso de este” (sección Declaración general, párr. 2).

Teniendo clara la importancia de planear y considerar el tiempo para lograr eficiencia dentro de la empresa, surge la pregunta de cómo hacerlo. La metodología y fundamentos de la dirección de proyectos brinda una opción bastante atractiva.

Las empresas innovadoras tienen el desarrollo de productos como uno de sus procesos centrales. La optimización de este proceso, independientemente de si el producto será producido en serie o personalizado, debe ser una prioridad de la organización. Un enfoque común es tratar el desarrollo del producto como un proyecto, en el cual la gestión de proyectos es esencial para organizar y liderar los esfuerzos (Traducción libre) (Pessôa y Alves, 2005, Introducción, párr. 1)

Se debe recordar que, en la dirección de proyectos, la programación del proyecto proporciona un plan detallado que representa el modo y el momento en que el proyecto entregará los productos, servicios y resultados definidos en el alcancel del proyecto, y sirve como herramienta para la comunicación, la gestión de las expectativas de los interesados y como base para informar el desempeño (Project Management Institute, 2017, p. 175).

Es claro que tenemos el conocimiento y las herramientas necesarias para lograr la eficiencia en los diferentes negocios y empresas de las que formamos parte, por medio de una debida planificación del tiempo y de otros aspectos por considerar dentro de un proyecto o estrategia. El siguiente paso es aplicar estos conocimientos y herramientas en el día a día, para evidenciar su eficacia en el logro de resultados y generalizar su uso en los diferentes mercados.

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
  • Beck, J. R. (1987). Time Management. PM Network, 1(3), 19–22, 27–28.
  • Drucker, P. F. (2017). The Peter F. Drucker Reader: Selected Articles from the Father of Modern Management Thinking. Harvard Business Review Press.
  • Pessôa, M. V. P. & Alves, J. M. (2005). Planning processes and lean philosophy: can they live together? Paper presented at PMI®
  • Global Congress 2005—North America, Toronto, Ontario, Canada. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
  • Project Management Institute. (2017). A guide to the Project Management body of knowledge (PMBOK Guide). (6th Ed.). Pennsylvania, USA: Project Management Institute