Por Aurora Madrigal Boza - Estudiante de la Maestría en Gerencia de Proyectos

Sabemos que los proyectos tienen un inicio y un fin, pero dentro de su ciclo, el cumplimiento de diversas tareas puede volverse una rutina que no se detiene: ¡vemos un inicio, pero no vemos un fin! y eventualmente podría salirse de las manos. No somos dueños del tiempo, no lo podemos controlar, entonces, ¿cómo lograremos avanzar en el día a día y terminar cada tarea a tiempo, respetando el presupuesto y la calidad de cada producto esperado? La planificación junto con sus tres pilares: priorización, previsión y control son la clave.

La existencia de diversas tareas, listas de actividades por hacer y diferentes distractores son la compañía de cualquier trabajador involucrado en la administración de proyectos. González y Gutiérrez (2006, como se citó en De la Mora et al., 2017), “encontraron que tres elementos son los que constituyen los factores de riesgo: la demanda mental, la demanda temporal y la frustración ante la tarea” (p. 708).

En su estudio, citan: "el efecto que tienen las jornadas más intensas y más largas en la generación de estrés en el trabajo, lo que se confirma con resultados que indican que los trabajadores con jornadas de más de 40 horas tienen mayor riesgo de presentar estrés" (p. 709).

¿Serán estos avisos de una mala estimación del tiempo necesarios para cada tarea? La mala estimación del tiempo genera no solo el agotamiento del recurso humano, sino también fallas en la calidad del producto esperado y puede llegar a afectar el presupuesto. La planificación incide en el presupuesto del proyecto y la calidad de los entregables. Como lo menciona Castro et al. (2019), “la planificación comprende una serie de pasos sistemáticos que proporcionan estimaciones con riesgo aceptable, en la trilogía calidad-costo-tiempo” (p. 612). La calidad en el proyecto está relacionada con la planificación, no solo porque podemos planificar actividades que tengan que ver con el control de la calidad, sino porque el tiempo que estimamos que se dedicará a las diferentes tareas incide en la calidad de los resultados, ya que si saltamos algún paso de la secuencia de tareas para agilizar el proceso y cumplir con la fecha de entrega establecida, se puede incurrir en defectos o en la generación de productos incompletos. En el caso del costo del proyecto, es fácil analizar que si el proyecto tarda más de lo estimado, los costos aumentarán, ya que se prolongarán, repetirán o tardarán en empezar las diferentes actividades. Forsyth (2003, como se citó en De la Mora et al., 2017), “enfatiza que el hecho de que la administración del tiempo dé resultados se basa en dos factores claves: ¿cómo se planifica el tiempo y cómo detalla las tareas que lleva a cabo?” (p. 709).

En un estudio realizado por De la Mora et al. (2018) se utilizó un instrumento que evaluaba 11 habilidades para administrar el tiempo; a partir de los resultados se realizaron tres correlaciones, entre la planificación y el control, la planificación y la previsión y por último entre la planificación y la priorización. En las tres correlaciones se obtuvo que ambas variables tienen una relación positiva, aunque débil, es decir influye una en la otra y viceversa. De esta información concluimos que si un trabajador tiene o adquiere y ejecuta el hábito de la buena planificación, puede tener un mejor control de las actividades realizadas en el día, pues ya había planificado que debía realizarse, podrá enlistar con claridad las actividades que no se realizaron y saber qué está pendiente.

La priorización también debe ser manejada, ya que con múltiples tareas que cumplir, la escogencia por grado de urgencia e importancia de cada una se vuelve una habilidad necesaria para ir cumpliendo con las diferentes actividades. Por último, prever asuntos a corto, mediano y largo plazos es indispensable a la hora de realizar la planificación del proyecto, ya que se podrá anticipar el suceso de un acontecimiento antes de que ocurra. Claro está que no todo se puede prever, pero la identificación de los riesgos es una forma de prever situaciones que puedan afectar el proyecto.

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
  • Castro, B., Solarte M. y Muñoz, G. (2019). Planificación, Gestión y Control de la Calidad del Software, 24 (04), 611-617. https://bit.ly/3Dvta22
  • De la Mora, Y., Sosa, C., Moncayo, R. y Murillo, F. (2017). Correlación de la capacitación recibida en el tema de administración del tiempo con el dominio de las habilidades específicas de priorización de actividades, planificación y aprovechamiento del tiempo en trabajadores de empresas privadas de un municipio del sur de Sonora. Memorias del Congreso Internacional de Investigación Academia Journals. https://bit.ly/3zwm0It
  • De la Mora, Y.; Quiroz, C.; Acosta, M; Hinojosa, R.; López, S. (2018). Correlación de la planificación del tiempo con la previsión, priorización y control de actividades administrativas en supervisores de empresas privadas. Memorias del Congreso Internacional de Investigación Academia Journals Celaya. https://bit.ly/3jsXoKY