Por Paula Álvarez Barrantes – Estudiante de la Maestría de Proyectos

“Todo el mundo sabe que la planeación del calendario es una broma, y no le prestamos atención. Estará hecho cuando lo esté”.
― Thomas Knight & B. Angus, The Dirty Little Secret of Project Management

Stephen Hawking y su teoría de los agujeros negros; Albert Einstein y la relatividad; Marie Curie y dos premios Nobel; Newton y la gravedad; Beethoven y sus sinfonías; y, por último, nosotros en el trabajo, con más de 100 correos sin responder, 40 mensajes, 20 llamadas, entregas atrasadas, proyectos con futuros inciertos, salud mental y responsabilidades en el hogar, tenemos algo en común: días de 24 horas.

La deficiencia en tiempo no es siempre la causa de los malos resultados de las empresas, como lo dice David Allen (2012); el mundo ajetreado y las reglas sociales nos están obligando a hacer un uso incorrecto de nuestro cerebro. En la actualidad, inhibimos nuestro cerebro de ser creativo y lo usamos como un almacén donde se acumulan cantidad de datos desordenados, sin ordenar y sin relacionar, lo que genera el sentimiento abrumador de debo hacer, pero no hago porque no sé con cual iniciar.
Allen (2012) indica que el problema de este siglo es la falta de energía o la capacidad mental que se requiere para lidiar con una situación; es decir, la deficiencia en banda ancha para pensar, ordenar y liberar espacio del almacén a una velocidad adecuada.

Este autor propuso en el 2001, su método GTD (Getting Things Done, o completar cosas), para generar un ancho de banda eficiente para la entrega de resultados de manera veloz. Este método implica listar lo que se debe hacer, indicar qué acción requiere para llevarse a cabo, determinar cómo se debe hacer e indicar cuál requiere más atención.

Muchos pueden considerar que es un método incómodo, innecesario y no natural, como lo explica Lee (2012a) en su artículo, en el que señala las deficiencias del método GTD. El GTD aplica métodos de creación y adaptación para proyectos en nuestra vida diaria, lo cual puede ser más sencillo para personas con trabajos y formas de pensar técnicas, pero no en general. Lee alega que por la rigidez del método GTD y las altas expectativas en la persona al aplicar el método, se pierde la claridad y la flexibilidad de acción.

El método GTD se puede ver como un proyecto en el que se usa Scrum, una metodología que aplica los mismos pasos para listar, analizar y priorizar tareas, con el fin de hacer un entregable funcional en un tiempo determinado (Rubin, 2013). Pero esto exalta los principales contras del método según David Lee (2012b), pues es un sistema rígido basado en tareas, y las tareas pueden ser demasiado ambiguas, por lo que es necesario centrar la atención en lo que establece la tarea y cumplir con una acción preestablecida.

Indiferentemente de si se aplica el método GTD al pie de la letra o se adapta a lo que se necesita, hay que tomar en cuenta dos puntos importantes: el querer superarse y que la estructura está sobre la rigurosidad (Lee, 2012b). Descargar nuestro cerebro de quehaceres personales y empresariales hace posible generar la banda ancha mental para tener ideas creativas que se alineen con los valores y objetivos de la empresa. También hace posible estar 100 % concentrados en el entorno, y ser como David Allen lo describe: el “comandante capitán”; estar presente en cada situación y así ser capaces de comprender, planificar y entregar resultados de alto valor en un tiempo adecuado y, en caso de presentarse un inconveniente o cambio que requiere atención inmediata, poder atacarlo y resolverlo con la inmediatez requerida.

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
  • Agile Alliance. (s. f.) Agile Essentials, Agile 101 de AgileAlliance.com. Recuperado de https://www.agilealliance.org/agile101/ [Consulta 12 Mayo, 2020]
  • Knight J., Thomas R. & Angus B. (2013) The Dirty Little Secret of Project Management. Project Management. Harvard Business Review. Recuperado de https://hbr.org/2013/03/the-dirtylittle-secret-of-pro [Consulta 12 Mayo, 2020]
  • Meredith, J. R., Shafer, S. M., & Mantel, S. J. (2017). Project management: a managerial approach. Hoboken: Wiley. Tenth Edition. Michigan: Pearson Education, Inc.
  • Schwaber, K., Sutherland J. (2017) La Guía de Scrum. La Guía Definitiva de Scrum: Las Reglas del Juego. (D. Marti, tr). Recuperado de https://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v2017/2017-Scrum-Guide-SpanishSouthAmerican.pdf [Consulta 12 Mayo, 2020]