Por David Rodríguez Sequeira – Estudiante de la Maestría en Gerencia de Proyectos
¿Cuántos de nosotros hemos tenido excelentes ideas de negocios, pero, por no gestionar adecuadamente los costos de un proyecto, terminamos desistiendo meses después o, peor aún, perdiendo grandes cantidades de dinero? La mayoría de los costarricenses soñamos con tener libertad financiera, basada generalmente en proyectos de venta de un producto o un servicio. Sin embargo, la gestión de costos no contempla todas las aristas requeridas, ya que solo cuantifican los costos de inversión y no el flujo de caja mensual, olvidando que al inicio de un proyecto las salidas de dinero son mucho más altas que las entradas de este. Y este es uno de los motivos por los que una empresa no logra sobrevivir ni a su primer año de vida.
Nos encontramos también con aquellos emprendedores que cometen el error de no realizar una segmentación adecuada de las principales tareas o procesos a completar (EDT para los Project Managers), esto debido a que en ocasiones no tienen claro la mayoría de los entregables básicos para desarrollar un negocio, ni tampoco se contabilizan las inversiones o costos asociados a esas tareas no contempladas. Así mismo, algunos emprendedores no asignan costos realistas o provenientes de fuentes confiables, sino que están basados en percepciones, creencias, datos no actualizados, o bien, sin realizar comparaciones que permitan conocer un promedio de costo. Además, incluir datos incorrectos genera un gran error de estimación de la inversión que necesitan para llevar a cabo el proyecto, y tiene como consecuencia que el presupuesto se acabe antes de lo esperado; el peor escenario es cuando el capital disponible no es propio, sino que fue obtenido a través de una entidad bancaria o de inversionistas.
Un ejemplo que ilustraría lo comentado anteriormente sería el de una persona que quiere empezar un negocio de comida rápida, considera los costos referentes a la elaboración de los platillos, el personal básico, el equipo y las herramientas mínimas para operar. Sin embargo, se tiende a dejar de lado el plan de mercadeo y publicidad para poder generar demanda, de igual manera, se omite o no se prevén los meses donde las ganancias no llegan a cubrir los gastos iniciales. Esto hace que en el corto tiempo el emprendedor no pueda soportar la carga financiera y considere que la mejor decisión es poner fin a la continuidad del proyecto. Personalmente, considero que una de las cosas más lamentables es que hubo varios beneficiados, menos el emprendedor: el salonero obtuvo un salario, el vendedor de electrodomésticos, a quien se le alquiló el local, los proveedores de insumos, incluso el banco que brindó el préstamo que el emprendedor deberá seguir pagando.
Concluyo y analizo que la gestión de costos es un elemento fundamental para el éxito de un negocio, al igual que el seguir un adecuado manejo de costos como lo es realizar un buen desglose de los procesos, una proyección del flujo de caja adecuada en el tiempo, utilizar datos basados en fuentes de información reales y confiables, hacer el ejercicio de investigar, comparar, etc. Si tenemos un muy buen control de estos aspectos durante todo el proyecto, aumentaremos nuestra probabilidad de éxito, haciendo que el sueño de montar un negocio pase de ser algo abstracto a algo tangible y con una alta probabilidad de ser rentable. En el desarrollo de un negocio, todo cuenta.
