Los cambios obligan a adaptar los sistemas para identificar con mayor precisión anulaciones, correcciones y sustituciones de comprobantes electrónicos.
A partir de este domingo 1 de noviembre entrarán en vigor nuevos ajustes en los Anexos y Estructuras de comprobantes electrónicos versión 4.4, por lo que las empresas deberán verificar que sus sistemas de facturación estén preparados.
Los cambios incorporados por el Ministerio de Hacienda incluyen nuevos códigos para identificar las razones por las que se anula, corrige o sustituye un comprobante electrónico.
Entre ellos se encuentra el código 13, para anular un documento por error material; el 14, para corregir un monto por ese mismo motivo; y el 15, para sustituir un comprobante electrónico por un error material.
El código 16 permitirá sustituir un comprobante electrónico rechazado, mientras que el 17 se utilizará exclusivamente como referencia del Recibo Electrónico de Pago (REP). También se incorporan los códigos 19 y 20 como referencias relacionadas con la Factura Electrónica de Exportación y el REP.
El código 12 quedará reservado para notas de crédito financieras relacionadas con exoneraciones de impuestos locales aprobadas después de la facturación.
Además, los sistemas deberán permitir el uso de cédulas jurídicas alfanuméricas para nuevas sociedades cuando corresponda. Las cédulas jurídicas existentes no cambiarán.
Efecto de las correcciones
El Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica llamó la atención sobre el tratamiento de las notas de crédito y débito emitidas por errores materiales.
Cuando se utilicen los códigos 13 y 14, así como el código 15 dentro de un proceso de corrección por error material, el efecto contable deberá atribuirse al periodo del comprobante original y no al momento en que se emita la nota de crédito o débito.
Esto puede tener consecuencias cuando la corrección corresponda a periodos contables ya cerrados o a declaraciones tributarias previamente presentadas.
El presidente del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, Francisco Ovares, señaló que una preparación oportuna permite reducir errores operativos y facilita la adaptación a las disposiciones tributarias vigentes. Ovares añadió:
No adaptar los sistemas a estos cambios obligatorios puede generar problemas en la emisión y validación de comprobantes electrónicos, y afectar el respaldo de las operaciones comerciales. Lo más grave sería que la empresa termine incumpliendo obligaciones tributarias, tenga que rectificar declaraciones y deba pagar diferencias de impuestos e intereses”.
El Colegio recomendó a las empresas confirmar con sus proveedores de facturación electrónica que los cambios ya estén incorporados. Los ajustes también deberán estar disponibles en TICO-Factura, el facturador gratuito del Ministerio de Hacienda.
Los cambios ya están disponibles en los ambientes de prueba y producción para que las personas y empresas oblig