El trámite puede realizarse en línea las 24 horas, sin necesidad de escritura pública, por representantes legales que cuenten con firma digital certificada.
El Registro Nacional puso en funcionamiento el Sistema de Autogestión de Correos Electrónicos (ACE), que permite a representantes legales de sociedades mercantiles registrar o modificar directamente el correo electrónico oficial destinado a recibir notificaciones judiciales y administrativas.
Delfino.cr informó la semana pasada que la plataforma sería habilitada a partir del 20 de septiembre, como parte de la implementación de la Ley N.° 10.962, aprobada este año para crear un mecanismo gratuito y expedito para cumplir con la obligación de registrar esa dirección electrónica.
El sistema ya se encuentra disponible las 24 horas, los 365 días del año. Para utilizarlo, la gestión debe ser realizada por una persona que figure como representante legal inscrito y vigente de la sociedad y que cuente con firma digital certificada.
Una vez dentro de la plataforma, el sistema muestra las sociedades mercantiles en las que la persona consta como representante legal. El usuario selecciona la sociedad correspondiente, suministra el correo electrónico y firma digitalmente una declaración jurada generada por el propio sistema.
No se requiere escritura pública ni participación de un notario para realizar el trámite mediante ACE. Una vez finalizada la gestión, el asiento registral de la sociedad se actualiza y el nuevo correo queda incorporado en la publicidad registral.
El director general del Registro Nacional, Agustín Meléndez, señaló:
El Registro Nacional implementó con éxito el sistema ACE, el primer servicio de autogestión 100% digital y con horario 24/7”.
Las gestiones realizadas por medio de ACE estarán exentas del pago de timbres, tasas, impuestos, derechos registrales y otras cargas fiscales hasta el 3 de diciembre de 2027 y tampoco requerirán la publicación de un edicto en el diario oficial La Gaceta.
Las sociedades mercantiles que aún no hayan registrado un correo electrónico oficial tienen precisamente hasta el 3 de diciembre de 2027 para cumplir con la obligación. A partir del día siguiente, el Registro de Personas Jurídicas no inscribirá documentos relacionados con sociedades que incumplan el requisito.
La obligación alcanza a las sociedades en nombre colectivo, en comandita simple, de responsabilidad limitada y anónimas. La vía notarial tradicional continuará disponible para quienes prefieran utilizar escritura pública o protocolización de acuerdos societarios.
¿Cómo utilizar el sistema?
El Registro Nacional publicó el siguiente video con el procedimiento para efectuar la gestión:
Las personas usuarias también pueden consultar las preguntas frecuentes del sistema ACE, donde el Registro detalla los requisitos, funcionamiento de la plataforma y mecanismos de atención de consultas.