Informe señala fallas financieras, logísticas y farmacéuticas derivadas de la entrada en operación del sistema en junio de 2025.
La Defensoría de los Habitantes inició una investigación formal sobre la implementación del sistema ERP-SAP en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), tras una denuncia presentada por la Unión Nacional de Empleados de la Caja y la Seguridad Social (Undeca).
El sistema ERP-SAP fue impulsado por la administración de la CCSS en 2025 como parte de un proyecto de modernización tecnológica orientado a unificar los sistemas de compras, inventario, contabilidad y recursos humanos. Desde el inicio, distintos sindicatos cuestionaron su implementación debido a su complejidad técnica, los altos costos de instalación y las múltiples fallas reportadas durante las pruebas piloto.
De acuerdo con el informe final, la Presidencia Ejecutiva de la CCSS ordenó la puesta en marcha del ERP-SAP el 2 de junio de 2025, pese a advertencias previas emitidas por la Auditoría Interna de la institución. Según el documento, dichas advertencias señalaban la existencia de interfaces incompletas, migraciones parciales de datos y riesgos operativos durante un período fiscal en curso.
El ente defensor indicó que la investigación incluyó el análisis de reportes técnicos de las gerencias Financiera, de Logística y Médica de la CCSS, así como de la Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos y la Auditoría Interna. Además, se revisó el descargo formal de la Dirección del Plan de Innovación y se efectuó una comparación con prácticas internacionales promovidas por organismos como el Banco Mundial, Naciones Unidas, el Fondo Monetario Internacional y la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos.
A partir de la evidencia recopilada, la Defensoría identificó ocho hallazgos que "documentan una crisis sistémica y tridimensional que afectó simultáneamente la gestión financiera, la cadena logística de abastecimiento y el suministro farmacéutico de la institución".
Entre los principales señalamientos se encuentra que la entrada en operación del sistema respondió a una orden de la Presidencia Ejecutiva y no a una validación técnica. Asimismo, se determinó que las gerencias involucradas firmaron por acatamiento y no como aval de funcionalidad del sistema.
El informe también detalla que, desde junio de 2025, la CCSS no pudo generar estados financieros y acumuló miles de facturas sin tramitar, situación que provocó atrasos en pagos, incapacidades y planillas.
En materia logística, el ente defensor advirtió que fallas entre los sistemas SIGES y ERP-SAP impidieron conocer con precisión los inventarios durante varios meses, generando discrepancias financieras relevantes.
Además, se identificaron riesgos para la seguridad de los pacientes debido a que el sistema no garantizó la trazabilidad total de medicamentos, incluidos psicotrópicos, lo que obligó a implementar controles manuales y derivó en al menos un caso de entrega incompleta de medicamentos.
La investigación también concluyó que la crisis obligó a contratar plazas temporales por más de ₡1.300 millones para realizar manualmente tareas que el sistema debía automatizar. A esto se suma que la Dirección del Plan de Innovación, responsable del programa, indicó durante la crisis que su papel era únicamente de acompañamiento técnico.
Como resultado del proceso, la Defensoría emitió cuatro recomendaciones dirigidas a la Junta Directiva de la CCSS para esclarecer responsabilidades relacionadas con la implementación del ERP-SAP, valorar sus efectos sobre la gestión institucional y la continuidad de los servicios, así como establecer medidas obligatorias para futuras implementaciones tecnológicas críticas.
Para la Defensoría, una institución como la CCSS no puede permitirse implementar sistemas críticos sin las garantías técnicas mínimas. Los hechos documentados en este informe no son incidencias aisladas, son el resultado de decisiones que ignoraron advertencias reiteradas. La Defensoría dará seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones".