Por Rodrigo Gutiérrez Campos - Estudiante de la Maestría de Gerencia en Proyectos
La gestión de costos es uno de los pilares fundamentales para el éxito de un proyecto. La gestión de costos está integrada por diferentes componentes, a saber: planificar la gestión de costos, estimar los costos, determinar el presupuesto y controlar los costos; todos son igualmente importantes, pero si hay que elegir uno como la variable más importante, esa debería ser la planificación. Antes de profundizar en la planificación, debemos saber que los costos forman parte de lo que se llama el ‘triángulo base de un proyecto’. Estos tres elementos —alcance, tiempo y costos— son esenciales también para el éxito y entre ellos hay una relación directa. Cualquier variación de alcance o tiempo afecta la gestión de costos, generando gastos adicionales para la conclusión del proyecto.
Es importante mencionar que el alcance incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se realice, pero también establece aquello que no se incluye como parte del proyecto. Con base en ese alcance se define una guía para cuando se llegue a la planificación de los gastos. La gestión del alcance se complementa con la gestión del tiempo, que incluye los procesos para garantizar que el proyecto sea finalizado a tiempo; y la gestión del costo, que abarca la correcta gestión de los procesos que involucran la planificación, los estimados, los financiamientos, las inversiones y adquisiciones necesarias para que se garantice la culminación del proyecto dentro del presupuesto previsto.
Una vez definido el alcance del proyecto es necesario determinar su duración, para lo cual es necesario tomar los paquetes de trabajo, definir el tiempo que requiere cada paquete y planificar la ruta crítica ya que, como se mencionó anteriormente, cualquier retraso o imprevisto puede generar una repercusión directa en los costos. Cuando se establecen los recursos necesarios para desarrollar las actividades, se establece su costo. Se deben calcular todos los costos necesarios para realizar cada una de las actividades necesarias, incluyendo los costos de recursos humanos, materiales, equipos, etc. Seguidamente, los costos de los paquetes de trabajo son agregados para determinar el costo total del proyecto, estos costos deben incluir costos directos y costos indirectos, y cualquier costo necesario para completar todo el alcance del proyecto.
La probabilidad de realizar un proyecto exitoso se incrementa mediante la planificación y el control. Un proyecto es virtualmente imposible de realizar exitosamente si antes no se planifica, se ejecuta lo planificado y se controla que se ejecute de la forma establecida. Pretender ejecutar el proyecto sin un plan sería difícil y desgastante, ya que obligaría a estar continuamente improvisando. Sería como tratar de llegar hasta un lugar desconocido sin contar con un mapa. Aún con un plan, pretender ejecutarlo sin controlarlo nos obligaría a depender de la suerte para garantizar que el plan se siga y esperar que no sucedan situaciones no previstas que obliguen a ajustarlo. Sería como llevar el mapa guardado y no utilizarlo para saber si vamos bien o si estamos totalmente perdidos.
La fase de planificación es donde se determinarán las políticas y los procedimientos para controlar todos los gastos del proyecto. Es también cuando se crean los flujos de aprobación y métodos de registro de todos los costos involucrados. Durante esta fase se define lo que se refiere a los términos y unidades de medida por utilizar. Por ejemplo: en la construcción de un edificio, se pueden comprar ladrillos por unidad o por metro cuadrado; se pueden comprar cables por metro o por peso, y esto es crítico a la hora de hacer correctamente las estimaciones y las fórmulas para obtener los costos.
Por todo lo anterior, la correcta planificación nos ayuda a establecer la prioridad de cada una de las actividades y a tener un mejor control del tiempo para ejecutar un proyecto con la calidad deseada y con resultados lo más cercanos al presupuesto y al objetivo definido en el acta constitutiva del proyecto; con una mala planificación, la ejecución y el control pierden su rumbo y pueden terminar siendo una pesadilla.
