Por Karla Ramírez – Estudiante de la carrera de Administración
No todas las empresas cuentan con un sistema de información, otras en cambio sí cuentan con uno, pero no necesariamente se adecúa de la mejor manera a sus necesidades. Partiendo de esto, ¿cómo interfiere un sistema de información gerencial en la toma de decisiones?
Los sistemas de información tienen por objetivo proporcionar información actualizada, de esta manera los gerentes se basan en esta información para tomar decisiones y ejecutar acciones. Los sistemas de información también permiten dar seguimiento a los procesos y operaciones de la empresa, lo cual es de gran ayuda a la hora de realizar pronósticos para tomar decisiones que vayan a afectar en el futuro, con el fin de buscar mejorar la calidad de los procesos y de los procedimientos.
Son muchas las ventajas que ofrecen los sistemas de información en la toma de decisiones, pero no suficientes si el gerente no sabe analizar e interpretar la información que obtiene de estos sistemas; eso es fundamental. Un sistema de información utilizado correctamente en la toma de decisiones facilita la toma de estas decisiones a la vez que ofrece ventaja competitiva, ya que permite identificar las necesidades de la organización y de los clientes. Los sistemas de información son mayormente utilizados en grandes empresas, ya que estas manejan grandes flujos de datos e información, y estos permiten mantenerlos ordenados y seguros; partiendo de este hecho, la planificación se vuelve más fácil. Por otro lado, estos sistemas permiten mantener la confidencialidad de las decisiones y la información que se maneja dentro de la organización, y permite mantener resguardados esos datos. Ahí yace la importancia de un sistema de información: son muchísimos los beneficios que ofrece a la estructura organizativa.
Los sistemas de información permiten, además, llevar un control en el inventario en el caso de empresas que producen bienes, lo cual es muy importante porque, a pesar de que esta misma tarea podría llevarse a cabo por medio de otros sistemas como Excel, estos presentan sesgos en los resultados que arrojan. Si se busca información sobre el inventario, en tiempo real, la mejor manera es mediante un sistema de información, y esto lleva a evitar gastos innecesarios, es decir, conduce a la eficiencia y a la optimización de costos.
Muchos dueños de empresas apelan a que los sistemas de información resultan muy costosos, lo cual no siempre es así, ya que varían dependiendo del tamaño de la empresa, la cantidad de información que se reciba y que tan preparado esté el personal, principalmente la gerencia, para trabajar con esta información. Adicionalmente, se debe buscar el sistema de información que se ajuste a cada tipo de empresas, ya que todas las empresas son diferentes y no siempre el mismo sistema que le funciona a una le va a funcionar a otra. Algunos dueños de empresas incurren en el error adquirir sistemas muy costosos, pensando que son mejores dado que son más amplios, pero que no se ajustan a las necesidades de la empresa y, por tanto, resultan ineficientes para la toma de decisiones.
En síntesis, un sistema de información es primordial para la toma de decisiones, pero este debe ser un sistema que se adecúe a la organización; de no ser así, va a ser inútil. Una cultura organizacional que se basa en la obtención de información a partir de los sistemas de información obedece a las necesidades tanto de la empresa como de los clientes y proveedores.
