Por Sofía Alfaro –Estudiante de la Maestría de Proyectos
Cuando se habla de gestionar los costes de un proyecto, se incluyen procesos como la estimación de los costes de cada actividad del proyecto; el presupuesto; y, por último, asegurar que el proyecto se llegue a completar dentro del presupuesto aprobado. El propósito de toda gestión de costes de un proyecto es estudiar los costes de cada una de las actividades, para realizar un presupuesto realista y ajustarlos a los fondos financieros que tiene disponible la empresa. Es muy importante realizar una buena gestión, ya que la mayoría de los proyectos que han fallado ha sido por este punto.
Uno de los primeros puntos que se deben tomar en cuenta es comprender las necesidades y los deseos de los interesados. Entender lo que los clientes dicen que quieren o necesitan en un proyecto no es tan simple como puede parecer por adelantado.Esto puede causar metas y expectativas no deseadas. Si el gerente del proyecto, patrocinadores, miembros del equipo y proveedores no tienen claro los verdaderos deseos de los interesados, se va a dificultar la identificación de los requisitos del proyecto. Este es un punto al que se le deberá dedicar todo el tiempo necesario para lograr determinarlo, y poder comenzar con la gestión de los costos del proyecto.
Las siguientes son algunas de las formas para gestionar adecuadamente los costos de un proyecto:
- Crear una estimación: Cuando se hace una estimación, esta debe ser realista, preparada con el equipo, en donde se asegure que se están cubriendo todas las fases y las actividades del proyecto, y que haya una posibilidad de que se logre. También se deben tomar en cuenta los costos de los recursos humanos y los materiales, hardware y software.
- Lograr un presupuesto de referencia: El presupuesto de referencia consiste en obtener formalmente la aprobación de la estimación por parte del patrocinador y del comité directivo. Hay que asegurarse de que la empresa cuente con esos fondos y que sean liberados. A partir de ahí, se tendría un presupuesto base con el cual se puede comenzar a trabajar, aunque más adelante es posible que este se modifique, ya sea que haya un sobrante o que se deba aumentar debido a que surja un imprevisto en el último momento o por alguna otra razón.
- Establecer un presupuesto mensual: Luego que se tiene el presupuesto base, lo ideal es crear un presupuesto mensual a partir de este, donde se determinará cuáles serán los costos mensuales de la ejecución del proyecto en ese tiempo, de acuerdo con el conocimiento del plan de recursos y el cronograma del proyecto. Preferiblemente, se debe documentar el gasto mensual esperado en una hoja de cálculo que abarque todo el proyecto.
- Establecer controles de costos: En este punto, se deben establecer los controles de los costes, que deben ser claros, y las responsabilidades de aprobación para diferentes tipos de gastos. Hay que considerar quién será la persona que aprobará y firmará las hojas de tiempo, materiales, hardware, software y facturas de proveedores. Este punto del control es un tema muy importante, ya que aquí es donde se controlan los gastos reales del proyecto.
- Registrar los costes reales: Se debe registrar la verdadera cantidad de dinero contabilizada en el proyecto al final de cada mes. Esta información normalmente es proporcionada por el departamento de finanzas. Habrá que anotar esta información en la hoja de cálculo, para luego poder compararla directamente con el presupuesto.
- Calcular las métricas: Al final de cada mes, hay que asegurarse de que todavía lo gastado se mantiene dentro del presupuesto; se debe realizar una comparación de costos entre la base estimada y la cantidad real del dinero que se utilizó, ya que, si los números están muy diferentes, el gerente del proyecto difícilmente cumplirá con el presupuesto al final del proyecto, a menos que haga algo para mejorarlo. Debe calcularse la cantidad total gastada y compararla con lo que se esperaba gastar. Las métricas de costos deben ser incluidas en los informes del proyecto y en las presentaciones del comité directivo.
- Actualización de pronósticos: Se deberán ajustar los pronósticos cada mes, para lograr atender cualquier cambio que haya habido. Los costos del funcionamiento podrían ser más altos o más bajos que los estimados. El ajuste puede hacerse en el presupuesto mensual, donde se debería solucionar, para evitar que afecte el presupuesto de los otros meses.
- Comunicar: Como en todo proyecto, empresa, negocio, etc., la comunicación es esencial en todos los sentidos, y más cuando es hacia la alta gerencia. Debe haber transparencia en todo momento en cuanto a los costos del proyecto, al incluir las métricas de costos y números claves en los informes del proyecto y en las presentaciones del comité directivo. Si por alguna razón los costos no coinciden, se deberá tratar como un problema urgente, el cual se debe analizar y resolver lo antes posible con el comité directivo.
