Desde este viernes, las consultas civiles requieren usuario y contraseña. Datos sobre familiares, domicilio y vínculos personales tendrán acceso restringido.
El Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) comenzó a exigir este viernes 9 de octubre el uso de un usuario y una contraseña para acceder al sistema de Consultas Civiles disponible en su sitio web.
El cambio modifica la forma en que las personas pueden consultar información de la base de datos del Registro Civil y restringe la exposición abierta de determinados datos personales que anteriormente podían encontrarse mediante búsquedas públicas.
A partir de ahora, toda consulta requerirá el registro previo de una persona física mayor de edad. Las cuentas serán personales e intransferibles, incluso cuando sean utilizadas para consultas vinculadas con una institución u organización.
La medida se sustenta en el Reglamento para el acceso y la consulta web de datos personales de acceso general contenidos en la base de datos del Registro Civil, aprobado por el TSE en octubre.
¿Qué información dejará de mostrarse de forma abierta?
El reglamento establece que el perfil de acceso general mostrará únicamente los datos personales de carácter irrestricto necesarios para identificar a una persona y verificar su existencia, estado civil o condición registral.
Aunque algunos de esos datos mantienen su carácter público, las consultas generales ya no mostrarán la identidad ni información individualizada de hijos e hijas, los nombres de los progenitores, el domicilio ni los datos individualizados de terceras personas vinculadas con matrimonios, divorcios, separaciones judiciales o viudez.
El sistema tampoco desplegará información como huellas dactilares, firma, fotografía, datos biométricos, dirección residencial, teléfono, correo electrónico, causas de muerte, información de salud o datos relacionados con donación de órganos y tejidos.
El TSE estableció además que, cuando exista duda razonable sobre si un dato debe quedar expuesto de manera abierta, se aplicará preventivamente el nivel de acceso más restrictivo.
La institución sostiene que el objetivo de la reforma es mantener el acceso legítimo a información pública al tiempo que se reducen los riesgos derivados de su utilización indebida.
Una decisión anunciada desde julio
La modificación no surgió de manera repentina.
El 9 de julio de 2026, el TSE ordenó a sus direcciones de Estrategia Tecnológica y del Registro Civil implementar un sistema de registro previo de usuarios, anonimizar información relacionada con matrimonios y divorcios, excluir de las consultas abiertas los datos sobre hijos y crear perfiles diferenciados de acceso.
La institución señaló entonces que buscaba reforzar las condiciones de consulta de la información registral civil y permitir la trazabilidad de las búsquedas, es decir, identificar quién accede a la información.
En agosto, el Tribunal ordenó preparar el reglamento que finalmente regula el funcionamiento del sistema.
¿Cómo crear una cuenta?
Las personas costarricenses mayores de edad pueden iniciar el proceso mediante el sistema de autorregistro de usuarios externos del TSE.
El procedimiento requiere verificar la identidad de la persona usuaria, aceptar los términos y condiciones del servicio y establecer las credenciales que posteriormente permitirán ingresar a Consultas Civiles.
El TSE advierte que las cuentas son personales y no pueden compartirse.
Cuando la información registrada por la institución no permita completar correctamente la verificación, la persona deberá gestionar la actualización correspondiente antes de continuar con el procedimiento.
Profesionales e instituciones podrán solicitar acceso ampliado
El nuevo reglamento contempla perfiles diferenciados para personas profesionales, instituciones, organizaciones y funcionariado que necesiten acceder a información adicional para cumplir funciones legalmente atribuidas.
Estos permisos pueden incluir acceso a información sobre relaciones familiares o terceras personas que no estará disponible mediante el perfil general.
La autorización deberá responder a criterios de legalidad, necesidad y proporcionalidad y contar con la aprobación de la Dirección General del Registro Civil.
Para obtenerla, las personas o instituciones interesadas deberán acreditar la finalidad de las consultas y justificar por qué necesitan acceder a información más amplia.
Personas podrán conocer quién consultó sus datos
Uno de los principales cambios del sistema es que el TSE conservará una bitácora de las consultas realizadas.
El reglamento exige que los accesos puedan ser identificados y rastreados, de manera que la institución pueda reconstruir quién realizó una consulta y cuándo ocurrió.
Además, las personas titulares de los datos podrán solicitar al Registro Civil información sobre las consultas realizadas acerca de ellas.
Para hacerlo deberán acreditar su identidad e indicar el período respecto del cual solicitan el reporte. Una vez verificada la legitimación, el Registro Civil consultará las bitácoras del sistema y emitirá el informe correspondiente.
El reglamento contempla además posibles responsabilidades administrativas, civiles, penales, disciplinarias o profesionales cuando se determine un uso indebido de la información.
Las consultas civiles continúan disponibles mediante el sitio web del TSE, pero desde este viernes su utilización queda sujeta al nuevo sistema de autenticación y a los distintos niveles de acceso establecidos por la institución.