Por Sojeil Rodríguez Solís - Estudiante de la Maestría en Gerencia de Proyectos 

“Superar tres veces el presupuesto fue la realidad del último proyecto que nos fue asignado. Para una transnacional, con extensa trayectoria, el traslado de una planta de producción parecía un proyecto regular, hasta que nos enfrentamos a la realidad”. El anterior es un caso real, para mover una planta situada en Las Fabelas, a una zona menos conflictiva de Río de Janeiro. Por confidencialidad, no se nombrará la empresa, ni el autor de la anécdota, pero a ciencia cierta no es un panorama ajeno a la realidad empresarial hoy. En este caso, desde la planeación, se identificaron las regulaciones del gobierno e impuestos como los factores de riesgo principales, para lo cual se tomaron las previsiones y se ajustaron los presupuestos y controles; dos años más tarde, y después de haber extendido la finalización en dos ocasiones, el proyecto fue completado, pero con graves repercusiones en presupuesto y entregas.

Según el entrevistado, los factores externos (regulaciones legales), además de una baja participación del patrocinio por la alta tasa de cambios organizacionales a los que el proyecto se enfrentó, fueron los causantes de la alteración del presupuesto. Para él, como director del proyecto, no había mucho que se pudiera hacer, puesto que las variaciones afrontadas no podían ser controladas dentro del plan. ¿Pero será realmente así?, cuesta trabajo entender cómo un director de proyecto, que cuenta con la visibilidad de las variaciones, no pudiese atender de forma oportuna los cambios y minimizar la afectación. Los gerentes de proyecto deberían seguir las bases de gestión de proyectos, pero en la mayoría de los casos, las compañías enfrentan historias diferentes. Según Langley (2016), en ese año se desperdiciaban USD 122 millones por cada USD 1.000 millones, debido al deficiente desempeño en los proyectos, con un aumento de 12 % respecto al año anterior.

Para la fecha, ese porcentaje no ha disminuido significativamente; sin embargo, las nuevas habilidades de los directores de proyectos y el correcto patrocinio de los interesados vendrían a corregir los efectos de esa realidad. En cuestión de costos, los métodos y las herramientas para su gestión, igualmente han presentado avances, y las técnicas que originalmente se planteaban, han sido mejoradas basándose en el expertise y la maduración en la gestión de proyectos que se ha alcanzado recientemente. Según esto, lo primero es establecer una línea clara sobre las variables de los costos en un proyecto. Estimar, presupuestar y controlar son los tres procesos en los que se sostiene la gestión de costos, basándose en los requisitos de los interesados, pues de ahí se determinan los indicadores de desempeño.

Sobre esta visión, Gbegnedji (2015) establece la exactitud de las estimaciones, la relación de los costes contra la EDT y el correcto manejo de los umbrales de control como los elementos principales que se deben incluir en un plan de gestión de costos. Para lo anterior, se inicia con la planeación, en la cual se consideran los requisitos de los interesados, políticas, procedimientos, recursos y documentación. Seguidamente, se realizan las estimaciones, es decir, la aproximación de los recursos financieros requeridos, para luego continuar con el desarrollo del presupuesto y terminar con el plan de control de costos, que viene a monitorear la situación del proyecto para el ajuste del presupuesto y la gestión de cambios.

Con lo anterior se llega al punto crítico de acción, ¿será que, en la historia de la anécdota, se siguieron los pasos anteriores? La variable más importante en la gestión de costos en un proyecto no es una sola, sino un conjunto de procesos que colaboran de forma unificada para el éxito del proyecto. El tiempo, los costes, la calidad, el alcance, los beneficios, los riesgos y cómo influyen entre sí, es lo que debería guiar el desarrollo de una buena gestión de manejo de proyectos, por lo que la preparación y el monitoreo de las actividades juegan el papel más importante en este cometido.

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
  • Gbegnedji, G. (2015). Gestión de los costos del proyecto. https://www.gladysgbegnedji.com/gestion-de-los-costos-del-proyecto/
  • Langley, M. (2016). El alto costo de un bajo desempeño ¿Cómo mejorará los resultados de negocios?. Pulse of the profession. https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2016.pdf?v=47f2ee21-3cc3-471c-9e93-23baecda12b5&sc_lang_temp=es-ES