Por José Argüello Martínez – Estudiante de Maestría en Gerencia de Proyectos
Para nadie es un misterio que la economía es uno de los ámbitos más cambiantes y poco predecibles a nivel mundial, y también uno de los más frágiles. Como quedó evidenciado con esta nueva pandemia, la economía puede traerse abajo cualquier proyecto en progreso, pero ¿qué tiene que ver esto con la planificación del tiempo en proyectos? Bueno, según el PMI (2017), la programación del proyecto proporciona un plan detallado que representa el modo y el momento en que el proyecto entregará los productos, servicios y resultados definidos en el alcance del proyecto y sirve como herramienta para la comunicación, la gestión de las expectativas de los interesados y como base para informar el desempeño (p. 175).
Entonces ante una economía tan cambiante, la tarea del gerente de proyectos es tener la certeza de que su cronograma será el adecuado ante tal incertidumbre económica, que puede impactar desde sus proveedores o recursos hasta el proyecto en sí.
Claro que se puede planificar exitosamente sin total certeza de cómo se puede comportar el mercado económico, como menciona el PMI (2017), “cuando sea posible, el cronograma detallado del proyecto debería permanecer flexible a lo largo del proyecto para adaptarse al conocimiento adquirido, la mayor comprensión del riesgo y las actividades de valor agregado” (p. 175). Haciendo énfasis en la “comprensión del riesgo”, ¿por qué? Porque cuando se realiza un cronograma de un proyecto, es fundamental hacer una evaluación de los riesgos y tomar en cuenta —principalmente en estos momentos en donde la economía ha sido muy incierta— el impacto que puede haber en cualquier fase del proyecto, y tener ese plan de contingencia que permita seguir con el proyecto a pesar de los golpes económicos.
Pero no solo hay que pensar a nivel de planificación, sino también en las competencias personales y profesionales del gerente de proyectos, que son críticas a la hora de llevar a cabo la ejecución del cronograma para poder hacerle frente a cualquier eventualidad. Según un estudio hecho por Madriz y Parra (2015), el 47,4% del total de los 22 sujetos encuestados, manifestaron que de las competencias personales que ponen en práctica en su lugar de trabajo, en tiempos económicos complejos están la responsabilidad - comunicación efectiva - resolución de problemas - negociación y trabajar como parte de un grupo (p. 88).
De acuerdo con los datos copilados en el artículo, con las competencias adecuadas se puede llevar a adelante un proyecto con la incertidumbre explicada. Pero ante tal incertidumbre, ¿cómo podríamos iniciar un proyecto si no poseemos los recursos necesarios para poder planificar un cronograma realista?, o ¿cómo realizar una estructura de desglose de trabajo si sabemos que no contamos con los proveedores suficientes? Posiblemente aquí tendremos que decirles a los patrocinadores o a la gerencia que no podremos llevar a cabo el proyecto, ya que desde la etapa de planeación todo se vino abajo. La economía es muy incierta y no hay espacio para hacer “el intento” de llevar el proyecto adelante con un cronograma incierto.
A pesar de esto, es totalmente viable llevar a cabo un proyecto, a pesar de haber un mercado económico inestable, si consideramos durante la planificación todos los riesgos posibles dentro del proyecto y si también tenemos varios planes de contingencia en caso de no contar con los recursos humanos o materiales necesarios. De acuerdo con el PMI, podemos tener un cronograma flexible y adaptable a las adversidades que se presenten, y una vez puestos todos los riesgos posibles sobre la mesa, tener al menos un panorama de lo que podría suceder.
MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas. Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.
Referencias bibliográficas:
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Madriz, J. L. y Parra, J. (2016). Competencias personales y profesionales aplicadas por gerentes bajo escenarios de incertidumbre económica. Revista Negotium, 11(33), 69–98.
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Project Management Institute (2017). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide). (7th ed.). Newtown Square.