Por Faviana Scorza Agüero – Estudiante de la Maestría en Gerencia de Proyectos

La metodología para la gestión de los proyectos se puede aplicar en cualquier proyecto que vayamos a desarrollar. Esta define procesos para obtener y diseñar un entregable, el cual buscará satisfacer una necesidad. En este proceso de construcción, la planificación e implementación se realiza de forma constante. El monitoreo, evaluación y control se realiza de forma continua. Al final del proyecto, hay una transición de entrega del entregable a los actores. Pero, en el caso de los proyectos de bien social, se recomienda realizar un monitoreo meses después de que se cerró el proyecto, para asegurar que el objetivo se alcanzó. Algunas veces, se genera una nueva oportunidad de ampliar con un nuevo proyecto el alcance.

Los proyectos que son desarrollados por organizaciones sin fines de lucro, por lo general son de impacto social y con un enfoque hacia los derechos humanos. Poseen características distintas a los proyectos que nacen con un fin de lucro. Estos tienen objetivos menos tangibles, como son la promoción de cambio social, cambio en el comportamiento o en el medio que conduce a mejoras en el bienestar social de la población. Se formulan para enfrentar problemas de pobreza, desigualdad e injusticia social. Los resultados tangibles son el medio para lograr las mejoras en la calidad de vida de las personas beneficiarias del proyecto, y son un motor para la generación de nuevas oportunidades.

Por lo general, se desarrollan en contextos excepcionalmente difíciles, atípicos y retadores. Son proyectos que poseen recursos económicos altamente limitados, no los tienen o son otorgados por donantes. Poseen altos riesgos financieros, son susceptibles al entorno político y económico. Se suelen desarrollar en condiciones inseguras, porque poseen muchos actores interesados con distintos intereses. Las relaciones son complejas entre estos: la ONG, el gobierno, la organización comunitaria, los donantes, entre otros. Paralelamente a estas condiciones, el enfoque del proyecto es tan importante como su impacto. El enfoque siempre será hacia los derechos humanos y brinda una alta prioridad a la participación de los actores. Durante su implementación, se debe realizar una continua transferencia de conocimiento y aprendizaje de la población durante cada fase de desarrollo.

Al desarrollar estos proyectos se deben mantener en balance tres aspectos: disponibilidad de los recursos, alcance del proyecto y cronograma. Por lo general, son proyectos financiados con alguna donación de un ente internacional. Este tipo de recursos económicos no rembolsables están condicionados para que siempre haya una contrapartida por parte de la comunidad impactada. El objetivo del financiamiento es brindar herramientas para empoderar a las personas beneficiarias. Por ende, se deben plantear, desde una visión de motor, de capital semilla, que permita circular la economía de la comunidad. Es utilizar los recursos para implementar capacidades en el beneficiario, con el fin de que puedan superarse y continuar operando sin la dependencia de recursos externos.

El gestor del proyecto debe trabajar de cerca con todos los interesados, para que no se desvirtúe en su alcance e impacto. Al mismo tiempo, debe asegurarse que sigue siendo válido y que sigue en la ruta correcta (cronograma y presupuesto). La habilidad del equipo dependerá del tamaño, complejidad y riesgos del proyecto. Dentro de los principales riesgos que poseen están los financieros. Al realizar los procesos de forma participativa, se corren riesgos en la definición del alcance, en el sentido de que alguno de los actores desee incorporar nuevos productos que no han sido definidos, por ende, no están contemplados en el presupuesto. Pero se debe asegurar que el beneficiario sea el “dueño” del proceso y del objetivo del proyecto, para que se apropie. Los procesos de revisión y transferencia de conocimiento, al ser participativos, requieren de más recursos y tiempo.

En cuanto a la gestión de riesgos, estos se deben identificar, saber dónde están, el tamaño, el impacto que podrían generar; por lo cual, se deben monitorear constantemente. Estos no deben exceder los niveles de tolerancia del proyecto, y están sujetos a la discreción y experiencia del proyectista y de la organización. El impacto de los riesgos se debe medir para determinar si son positivos o negativos. Si poseen una probabilidad alta, casi del cien por ciento, el evento por seguro se convertirá en un problema o una oportunidad. Estos se deben evaluar y determinar qué tipo de respuesta o tratamiento se les dará una vez que se conviertan en problema u oportunidad. Toda información se plasma en un documento de gestión de riesgos con la finalidad de planificar la respuesta en relación con los recursos que se dispongan. Este proceso de monitoreo debe realizarse de forma continua a lo largo del proyecto, para identificar cualquier cambio en la situación que altere el análisis previo realizado, desaparezca riesgos o se generen nuevos que no habían sido identificados.
Las organizaciones no gubernamentales que atienden proyectos de impacto social se deben a las comunidades. Dependen de los recursos económicos de los donantes o del gobierno, si trabajan con fondos públicos, ambos son no reembolsables. Estos recursos se deben utilizar con máxima eficiencia para optimizar el impacto de sus programas, los cuales financiarían las actividades para atender las necesidades planteadas en el alcance del proyecto. Todos los proyectos deben contar con un presupuesto que identifique el aporte económico del donante y la contrapartida de los demás actores.

Por lo general, los beneficiarios de estos programas y proyectos no tienen capacidades gerenciales. Usualmente, siempre hay una persona que lidera y articula en la comunidad o el grupo de impacto, por lo cual es idóneo incorporar componentes de desarrollo e instalación de capacidades administrativas en estos. Lo anterior se debe a que el proyecto que se desarrolle estará enfocado en objetivos específicos, para que a largo plazo tenga los impactos esperados. Se recomienda realizar una evaluación a posteriori, para examinar el impacto alcanzado en un periodo de tiempo determinado después de finalizado. Con esta evaluación, se mide si los beneficiarios se apoderaron del proyecto, se meden impactos, se demuestran logros y, en algunas ocasiones, se da continuidad con un nuevo proyecto.

Bajo esta visión metodológica, para la gestión de proyectos para profesionales del desarrollo PMD Pro generada por PM4NGOs (2020), encontramos los programas de impacto social deg Gobierno y de algunas ONGs. Por ejemplo, el Mercado Regional Mayorista de la Región Chorotega se construyó para que los oferentes sean organizaciones de base social. El proyecto les brindó apoyo gerencial a las organizaciones, y están comercializando las personas productoras de forma directa (Guananoticias, 2020). El objetivo era generar un mercado para la región Chorotega, abastecido por producto local y del área de influencia. Las personas productoras están organizadas a través de asociaciones, para poder cumplir con los requisitos dados por el PIMA y el Ministerio de Salud. En este proceso participaron muchos actores interinstitucionales y empresa privada (PIMA, 2020).

Otro ejemplo, pero del sector privado, es la Feria Verde de Aranjuez. Este es otro espacio de comercialización del sector agropecuario y agroindustrial. El proyecto nació desde el actuar civil y ha generado una ONG. A través de ella, se desarrollaron varios proyectos de financiamiento con recursos no reembolsables para construir las bases del mercado y empoderar a las personas productoras. En este caso, los actores eran el donante, la organización y las PYMES. El primer proyecto de impacto para todos fue por $20.000 dólares estadounidenses. Dentro de las condiciones del donante, no se pagaban infraestructura fija y salarios del personal de la organización. Por ende, los recursos respondían a objetivos específicos y direccionados en generar capacidades instaladas. Con estas capacidades de capacitación en producción de alimentos, buenas prácticas de manufactura, modelo de negocios, costeo y otros temas, se generó capacidades en las PYMES para mejorar su oferta fortaleciendo el mercado y apoyando a la administración en darle una mejor experiencia al consumidor. Posteriormente a su finalización, se realizó un monitoreo del alcance e impacto, el resultado fue positivo, con lo cual el donante apoyó otro proyecto para ampliar el impacto generado en tantas comunidades (PPD, 2020).

Ambos proyectos presentan riesgos similares. Ambos dependen de la visitación del consumidor, aunque sean de diferente perfil. Requiere que las PYMES puedan sostener su operación en el mercado para poder pagar su arrendamiento del espacio. Ambos están sujetos a tener la mejor calidad de producto, presentación y constancia del sabor. Si esas variables cambian, el consumidor buscará otras opciones. Además, están expuestos a temas de estabilidad política y económica, por ejemplo, los pasados bloqueos de protesta impidieron que ellos llegaran al mercado. Por ello, los gerentes de estos proyectos deben estar monitoreando contantemente los riesgos, si se convierten en problemas afectarán el desarrollo del proyecto y el presupuesto de este. Los dos son proyectos de índole social para generar oportunidades de desarrollo en las distintas comunidades de donde provienen los vendedores.

Existen muchos proyectos de índole social, públicos y privados. Todos deberían desarrollarse con la visión profesional de la Gerencia de Proyectos. Todos llevan actores, desarrollo de objetivos, definición de entregables, presupuestos, cronogramas y riesgos. Lo ideal de trabajar con esta metodología es poder ampliar el alcance mediante un correcto uso eficiente y eficaz de los recursos. En ambos sectores, los recursos son limitados y siempre existirá la necesidad de apoyar comunidades que están en riesgo social.

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
  • Guananoticias. (2020, 16 de abril). Mercado Regional Chorotega amplía oferta de productos pesqueros guanacastecos. https://www.guananoticias.com/visualizar/noticia/3281/Mercado-Regional-Chorotega-ampl%C3%ADa-oferta-de-productos-pesqueros-guanacastecos
  • PIMA. (2020). Mercado Regional Mayorista Chorotega. Programa Integral de Mercadeo Agropecuario. http://www.pima.go.cr/mercados-regionales/
  • PM4NGOs. (2020). Project Management for Development Professionals Guide. https://www.pm4ngos.org/project-dpro/
  • PPD. (2020). Feria Verde: Agricultura Social y Sustentable. Programa Pequeñas Donaciones del FMAM. http://www.pequenasdonacionescr.org/index.php/bases-de-datos-de-proyectos/feria-verde-agricultura-social-y-sustentable