La nueva normativa moderniza la gestión notarial, fortalece la seguridad jurídica y contribuye a la política de Gobierno Digital del país, según el MCJ.
Esta nueva normativa representa un avance trascendental en la modernización del sistema notarial costarricense, por cuanto establece como obligatoria la presentación del índice de manera digital, por medio de la plataforma INDEX, propiedad del Archivo Nacional. Se trata de un sistema electrónico seguro que emplea firma digital, automatiza más del 90 % del proceso de acreditación de índices y fortalece la fiscalización a cargo de la Dirección Nacional de Notariado y del Archivo Nacional, esta última entidad adscrita al Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ).
El ministro de Cultura y Juventud, Jorge Rodríguez Vives, destacó que la aprobación de esta ley refuerza la transformación digital del Estado y agradeció el respaldo de los legisladores para su aprobación:
Esta reforma representa un paso firme hacia un sistema notarial más moderno, eficiente y transparente. Al digitalizar los índices notariales, se optimizan los procesos administrativos, se reducen los trámites presenciales y se fortalece la seguridad jurídica, en beneficio tanto de los notarios como de la ciudadanía".
La directora del Archivo Nacional, Ivannia Valverde Guevara, explicó que "este resultado es un esfuerzo que inició hace 20 años, en el 2005. Desde entonces el Archivo Nacional imaginaba un índice sin papel, mediante el cual todos los notarios pudiesen aprovechar la tecnología para acrecentar transparencia y probidad de la función notarial. Como parte de este esfuerzo nació INDEX, una plataforma consultable vía Internet, para todos aquellos usuarios que requieran localizar documentos públicos asentados en un tomo de protocolo”.
La ley también promoverá la interoperabilidad con instituciones públicas como el Ministerio de Hacienda, el Registro Nacional, el Poder Judicial y el Instituto Costarricense sobre Drogas, mejorando la eficiencia estatal y la trazabilidad documental. Asimismo, contribuye al cumplimiento de compromisos internacionales de Costa Rica ante la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) y el Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica (GAFILAT), al facilitar el análisis automatizado de riesgo en temas de prevención de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo. Asimismo, la ley aprobada incluye dos transitorios: “TRANSITORIO 1- El Poder Ejecutivo tendrá el plazo de un año, contado a partir de su publicación, para reglamentar el presente artículo. TRANSITORIO II- Para las personas funcionarias notarias consulares, del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, estas disposiciones entrarán en vigencia dos años después de la publicación de esta ley”.
Actualmente ya INDEX tiene un precio que financia el funcionamiento de la plataforma y la implementación de la nueva ley no requerirá recursos adicionales del Estado, ya que se usará la misma plataforma tecnológica, propiedad del Archivo Nacional. Además, esta obligatoriedad digital reducirá significativamente el uso de papel, promoviendo la sostenibilidad ambiental.
Con esta aprobación, Costa Rica avanza hacia una gestión notarial más ágil, segura y alineada con los estándares internacionales de transparencia y eficiencia administrativa, reafirmando el compromiso del MCJ con la innovación tecnológica, la modernización del servicio público y la transformación digital del Archivo Nacional.