Desde este 1.º de setiembre, más de 450.000 contribuyentes deberán migrar obligatoriamente a la versión 4.4 de la factura electrónica.
A partir de este 1.º de setiembre, entra en vigor la factura electrónica 4.4, con más de 146 cambios que transformarán el sistema de facturación en Costa Rica. La medida, establecida en la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024, impacta directamente a las pequeñas y medianas empresas (PYMES), que deberán adaptar de inmediato sus procesos para evitar sanciones, rechazo de comprobantes y atrasos en el flujo de caja.
Aunque la obligación estaba prevista desde la Ley del Impuesto al Valor Agregado en 2019, la falta de parametrización técnica impidió su aplicación hasta ahora. La versión 4.4 finalmente habilita mecanismos que Hacienda utilizará para mejorar la trazabilidad de las transacciones mediante el sistema TRIBU-CR, lo que significa un nuevo nivel de control sobre las operaciones comerciales de las PYMES y profesionales independientes.
Cambios críticos que las PYMES deben atender de inmediato:
- Compras al exterior documentadas electrónicamente:
Las empresas que adquieran software, licencias digitales, consultorías, hospedajes o tiquetes de viaje en el extranjero deberán emitir una factura electrónica de compra, que incluirá el IVA mediante la figura de inversión del sujeto pasivo.
En términos prácticos, si una PYME compra una licencia de $100, deberá registrar $13 de IVA en sus libros contables: por un lado, como impuesto pagado y por otro como impuesto cobrado. Si la proporcionalidad es menor al 100%, parte de ese IVA se convierte en costo real para la empresa.
- Pagos con SINPE Móvil en la factura. No se crean nuevos impuestos ni se modifica su uso; el cambio es de reporte: cada pago por SINPE deberá identificarse en la factura, habilitando cruces automáticos en TRIBU-CR para detectar subfacturación.
- Recibo Electrónico de Pago (REP). Obligatorio para operaciones a crédito y facturación al Estado (no aplica a Grandes Contribuyentes). Este comprobante permite trasladar el IVA únicamente cuando se recibe efectivamente el dinero, incluso en plazos de hasta 90 días, lo que representa un cambio clave para PYMES que trabajan con crédito.
- Descuentos: ahora con códigos obligatorios: La 4.4 deja atrás el texto libre y exige codificar el motivo del descuento. Entre los códigos previstos se incluyen, entre otros:
regalía, regalía (IVA cobrado al cliente), bonificación, volumen, temporada (estacional), promocional, comercial, frecuencia, sostenido y otros descuentos.
Esto estandariza la información, mejora la trazabilidad y reduce errores o rechazos de comprobantes. - Nuevos requisitos de identificación y datos del receptor:
- Inclusión opcional de la actividad económica del receptor en facturas electrónicas, facturas de compra y notas de crédito o débito. Hacienda notificará cuándo esta información pasa a ser obligatoria.
- Nuevos tipos de cédula: “Extranjero no domiciliado” y “No contribuyente” (clave para usar la Factura Electrónica de Compra en compras/servicios del exterior).
Carlos Morales socio de Grupo Camacho Internacional, señaló:
Con la versión 4.4, las PYMES ya no podrán dejar sin respaldo compras tan comunes como licencias de software, consultorías o tiquetes de viaje. Cada gasto deberá documentarse electrónicamente e incluir el IVA. Esto implica un ajuste operativo inmediato, pero también una oportunidad para ordenar la gestión tributaria".
Sobre los pagos digitales, Morales enfatizó:
Reportar SINPE como método de pago no crea nuevos impuestos ni limita su uso, pero sí asegura trazabilidad total. Cuando Hacienda cruce esta información en TRIBU-CR, podrá levantar alertas por subfacturación y abrir fiscalizaciones. En la práctica, estamos ante una reforma fiscal de facto.”
El incumplimiento no es opción: facturas rechazadas, multas y pérdida de confianza con clientes y proveedores son riesgos reales si no se actualizan los procesos a tiempo.
No se confíe: es momento de estudiar las implicaciones y ajustar los procesos de su compañía. Estos cambios son una reforma fiscal de facto; la normativa no cambió, pero Hacienda ahora sí tiene cómo aplicarla.
En Grupo Camacho Internacional preparamos un seminario de un día sobre la versión 4.4 y TRIBU-CR. Acompañanos el 11 de setiembre.
Toda la información está disponible en este enlace.
