Por Ariana Bermúdez- Estudiante de la Maestría de Gestión de Proyectos

A pesar de que el software es parte de la cotidianidad en los trabajos y de que el arte de desarrollar software tiene más de 25 años, se siguen experimentando proyectos fallidos con grandes sobrecostes. ¿Cómo es posible que siga pasando esto a pesar de los grandes cambios, como contar con más herramientas que nos permiten tener mejor comunicación y el poder hoy documentar todo fácilmente desde la nube? Entre los casos más controversiales encontramos el software para reemplazar el pago de Queensland Health, liderado por IBM, cuyo presupuesto era de 98 millones de dólares australianos y en el que el gobierno terminó gastando 1.2 billones de dólares australianos, monto que es 9.2 veces más del costo estimado; tampoco se puede olvidar la inversión realizada por el gobierno de Reino Unido para crear un sistema de historiales médicos, que fue cancelado en el 2012 después de haber invertido alrededor de 11 billones de libras esterlinas (Head & Walker, 2016).

El problema no está en las herramientas, ya que estas permiten beneficios a la hora de realizar los trabajos, sino en cómo los responsables de llevar a cabo el proyecto pasan por alto que existen algunos factores que se deben establecer muy bien antes de empezar la ejecución para evitar gastar más de lo esperado. Como bien lo indica el PMBOK (2017), la planeación de la gestión de costos consiste en definir como se va a estimar, presupuestar, gestionar, monitorear y controlar los gastos.

Primero, usualmente el sobrecoste está relacionado con la pobre recolección de requerimientos. Muchas veces los involucrados expresan de manera simple lo que desean, pero eso no es suficiente, ya que para la planeación se necesita detalle. Otro grave error relacionado con este problema consiste en no tener formalizados los casos de uso (las historias), porque quienes están a cargo del proyecto asumen que entendieron bien el problema. De igual manera, si no se involucra a los interesados constantemente para hacer correcciones en las áreas de planeamiento, es difícil contar con el planeamiento perfecto.

Por otra parte, también se sobreestima el tiempo y el costo de las actividades ya definidas. Esto sucede cuando hay poca experiencia en manejo de proyectos similares o en general, lo cual es difícil en software, si se está creando algo que nadie más había hecho. Cuando esto sucede, probablemente no existe una base de datos que consultar para estimar el costo y tiempo de esa actividad o está totalmente relacionado a realizar la actividad; por ejemplo, se requirió utilizar una tecnología nueva o había obstáculos que atrasan al equipo a realizar esa actividad.

Sin embargo, no se puede negar que pueda que exista un mal manejo de riesgos porque estas actividades caben dentro de los que no están contemplados totalmente o no está contemplado su atraso. El principal problema de estos riesgos es que al haber riesgos no esperados se dispara el tiempo y de igual forma los costos porque requiere más recursos. Por otra parte, si se hubieran recogido de manera correcta los requerimientos habría menos riesgos inesperados.

Finalmente, los invito a reflexionar sobre qué se puede hacer mejor la próxima vez que tengan que realizar la gestión de costos de un proyecto de software; si sabemos que esto es lo usual, se recomienda poner reservas exclusivamente para tareas que no se tenían previstas y justificar el uso de estas con los interesados. También, como buena práctica, es bueno revisar proyectos pasados para así detectar áreas de mejora y evitar caer dentro de los mismos errores.

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
  • Head, B., & Walker, D. (2016). The enormous cost of IT project failure. https://www.intheblack.com/articles/2016/11/01/enormous-cost-it-project-failure
  • Project Management Institute, Inc. (2017). La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK). Project Management Institute.