Por Ailyn Mora - Estudiante de la Maestría en Gerencia de Proyectos
Al adentrarnos en el mundo de la gerencia de proyectos, aprenderemos las bases fundamentales de estos para poder alcanzar exitosamente los objetivos, por medio de metodologías probadas por quienes podríamos considerar expertos en el tema. Esto nos va a permitir desarrollar un criterio acertado sobre las diferentes variables de un proyecto, considerando que todas las decisiones que tomemos durante el desarrollo de este van a tener un impacto directo en los costos en los que se va a incurrir para llevar a cabo estas tareas, contemplando no solo los costos del desarrollo, sino también los del mantenimiento y soporte del producto o servicio de nuestro proyecto.
Cuando hablamos de la gestión de nuestros proyectos, usualmente nos enfocamos en costos-tiempo-alcance, llamado “la restricción de coste”, y son las variables más importantes dentro de un proyecto, porque la manera en la que interactúan entre ellas va a tener un gran impacto en el presupuesto del proyecto. Considerando lo anterior, aunque todas las variables son importantes, debemos poner especial atención al alcance del proyecto y su claro entendimiento, pues esto es lo que nos va a permitir realizar una estimación de costos más detallada y centrada. Podremos así contemplar los costos de mejor manera y evitar en la medida de lo posible, imprevistos causados por diferentes aspectos del alcance del proyecto que no se tenían claros o que vienen a ser agregdeados durante el desarrollo de este.
Por otra parte, como se mencionó, se busca evitar situaciones inesperadas durante el desarrollo de nuestros proyectos. En ocasiones, dependiendo del producto o servicio que estemos desarrollando, los imprevistos son inevitables, por lo cual es vital contar con una reserva de contingencia, que funcione como una especie de salvavidas que nos permita comprar tiempo para replantear nuestro proyecto o incluso puede ayudarnos a cumplir con el objetivo principal, siendo este el cumplimiento exitoso de nuestras tareas. Esto suele suceder cuando no contamos con mucho conocimiento histórico de proyectos similares y la estimación de costos ha sido fijada con cantidades exactas y no por rangos de estimación, como es recomendado gestionar los costos para disminuir los imprevistos que se nos puedan presentar.
Concluyendo, podemos decir que se busca un equilibrio entre costo-tiempo-alcance. Durante el proceso de implantación de un proyecto, es posible que este balance no sea alcanzado, pero se deben ver estas situaciones como oportunidades para mejorar y aprender a identificar cuándo verdaderamente los gastos de implementación del proyecto sobrepasan la ganancia que se podría obtener para los interesados al finalizar el proyecto. Parte de ser un buen gerente de proyectos consiste en identificar estos momentos y tener la madurez para aceptarlo y volver a comenzar, en muchos casos, iniciando con el planteamiento del alcance del proyecto, el tiempo de entrega y los costos asociados a este.
