Por Federico Montero Bürger - Estudiante de Maestría en Gerencia de Proyectos

Según el PMI (2020), en su publicación Pulse of the Profession, en promedio 69% de los proyectos realizados cumplen exitosamente sus metas e intenciones de negocio; sin embargo, tan solo el 57% de los proyectos logran finalizar bajo sus presupuestos iniciales. Es claro que la gestión de los costos de un proyecto no es un proceso sencillo, y más aún en un entorno que para muchos puede ser ambiguo como el del diseño. No solamente es importante realizar una estimación adecuada de las actividades, sino llevar una gestión y control adecuado para lograr completar nuestros proyectos dentro de los presupuestos definidos.

La gestión de costos de un proyecto, de acuerdo con el PMBOK, se define como el conjunto de los procesos de estimación de costos, determinación del presupuesto, y el control y monitorio de los costos (PMI, 2017, p. 577). De esta forma, se identifican a continuación algunos aspectos claves a considerar para gestionar cada una de ellas en el entorno del diseño:

1) Estimación de costos: Al tratarse principalmente de horas profesionales, es crítico partir de una definición clara del alcance del proyecto para así determinar las actividades necesarias para su realización y una cuantificación de las horas requeridas por el equipo para realizarlas. Es importante incluir el tiempo de ajustes que podrían tomar las actividades al realizar revisiones del cliente, ya sea de manera incorporada a cada actividad o en forma de una reserva de contingencia.

2) Determinación de Presupuesto: Muchas veces, realizado en paralelo con la estimación de costos, se deberá considerar posibles consultores externos, gastos requeridos como visitas u otros gastos reembolsables como impresiones o materiales físicos para completar las actividades, entre otros. Es una buena práctica realizar un desglose de presupuestos por fases, según lo definido en cronograma, para así poder realizar un mejor control y medición de avance de las mismas.

3) Control y monitoreo de costos: Quizá es el proceso más importante y recurrente a la largo del proyecto, se deberá contar con una metodología definida para poder medir el esfuerzo o horas trabajadas en un determinado momento del proyecto para un control sobre lo planificado inicialmente y los esfuerzos por realizar, para así gestionar incongruencias y poder tomar las medidas de acción necesarias.

Se podría argumentar que contar con un plan de costos suena ideal en papel; sin embargo, a lo largo de un proyecto, especialmente de diseño, por sus características subjetivas por naturaleza, surgen imprevistos o rumbos inesperados, por lo tanto requieren de diferentes medidas o acciones que comúnmente resultan en esfuerzos adicionales del equipo o prolongación del cronograma, ambos resultan en un incremento de los costos de un proyecto. Esta situación es, sin duda, un escenario real para muchos proyectos, sin embargo, es fundamental recalcar, como director o gerente de proyectos, la importancia del Triángulo del Talento del PMI, lo cual consiste en tres aristas: Gestión técnica, Estrategia y Negocio, y Liderazgo. Para la gestión de costos no solamente debemos ser lo más precisos técnicamente en la forma de estimar y presupuestar actividades, sino además sumamente estratégicos en como definimos los procesos de nuestros proyectos y tomamos liderazgo en las decisiones críticas para así poder alinear con los presupuestos definidos.

Gestionar los costos un proyecto es como un juego de ajedrez, no hay juego o proyecto idéntico; por lo cual, no solo debemos saber qué piezas o actividades tenemos y cómo se mueven o se realizan, sino además cuál va a ser nuestra estrategia para llevarlos hacia adelante, y poder tomar la iniciativa y las decisiones precisas en los momentos adecuados.

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

 

Referencias bliográficas:
  • Project Management Institute (PMI). (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (6.a ed.). Project Management Institute.
  • Project Management Institute (PMI). (2020). Pulse of the Profession. Ahead of the Curve: Forging a Future-Focused Culture. Project Management Institute.