Por Shirley Orozco Ruiz – Estudiante de la Maestría en Gerencia de Proyectos

"El tiempo es el recurso más escaso y, a menos que se administre, no se puede administrar nada más." - Peter Drucker

La gestión de costos es parte fundamental de cualquier proyecto a desarrollar, es de suma importancia conocer con anterioridad los gastos del proyecto para así disminuir la posibilidad de superar el presupuesto, además de controlarlo. Si esta gestión no se realiza de manera correcta, puede representar el fracaso de todo el arduo trabajo realizado. Por esta razón, se deben tener en cuenta las siguientes cuatro recomendaciones.

Primero se deben seguir los procesos de gestión descritos por el Project Management Institute (2017), en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Estos van desde planificar, estimar, presupuestar, financiar, gestionar hasta controlar los costos. Esta guía es la herramienta principal de cualquier gerente de proyectos y no se puede dejar de lado cuando se habla de una correcta gestión de costos.

En segundo lugar, la planificación debe ser completa y realizarse de manera correcta, ya que es el primer paso y el más importante. Debido a su importancia se debe contar con los recursos necesarios para su elaboración y así tener las referencias necesarias relacionadas al control de los gastos, teniendo en cuenta que los procesos y tareas podrían mejorar o cambiar en el transcurso del proyecto. “La exactitud de la estimación del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a través de su ciclo de vida.” (PMI, 2017, p. 241).

La siguiente clave es la comunicación; sin una correcta fluidez de la información, es imposible una gestión adecuada. Todos los departamentos relacionados deben estar debidamente informados y los canales de comunicación deben estar abiertos y al alcance de todos, especialmente en los momentos más críticos de toma de decisiones. Esto ayudará a reducir los imprevistos y enfocarse en las tareas importantes.

Otra recomendación importante es la implementación de lecciones aprendidas. “Las lecciones aprendidas acerca de los riesgos identificados a partir de las fases tempranas del proyecto son examinadas para determinar si riesgos similares podrían repetirse durante el resto del proyecto”. (PMI, 2017, p. 412). Si no se cuenta con esta cultura, las lecciones no podrán ser aplicadas para proyectos futuros y no existirá una coherencia; por lo tanto, los errores cometidos muy probablemente seguirán sucediendo en los demás proyectos. Para lograrlo se debe contar con una correcta documentación y trazabilidad para poder rastrear los procesos realizados e identificar esas lecciones.

Para terminar, se debe tener claro que todos los proyectos son distintos y la capacidad de adaptarse para encontrar el mejor camino y ser flexibles con los recursos que se tienen a disposición permite realizar una tarea eficiente durante todo el proceso y, además, es la principal columna para el éxito en la gestión de costos. “Debido a que cada proyecto es único, el director del proyecto puede necesitar adaptar la forma en que se aplican…” (PMI, 2017, p. 234).

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
  • Esan.com. (2016, 21 de julio). La gestión estratégica de costos. [Fotografía]. https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2016/07/la-gestion-estrategica-de-costos-y-la-generacion-de-valor/
  • Project Management Institute (PMI). (2017). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos. (6 ed.). Project Management Institute Inc