Por Diana Gaitán Herrera – Estudiante de la Maestría en Gerencia de Proyectos  

En estos tiempos, cuando para las empresas es tan importante gastar su dinero efectivamente, vale la pena entender cómo funciona la gestión de costos, que no es otra cosa que el proceso de planificar, estimar, presupuestar, gestionar y controlar los costos de un proyecto, de forma que, al finalizar, esté dentro del presupuesto aprobado inicialmente (PMI, 2017). Actualmente, la mayoría de las empresas trabajan con una cartera anual de proyectos, por lo que es de vital importancia a la hora de gestionar los costos, saber desde etapas tempranas cuánto dinero debe destinar a sus diversos proyectos, así como cuál será su retorno de inversión. Por esto afirmamos que todos los procesos en la gestión de costos son importantes y necesarios, siempre y cuando se ejecuten de forma correcta.

El primer proceso de la gestión de costos es la planificación, que se refiere a identificar las actividades por realizar; en esta etapa se definen los recursos para llevarlas a cabo, las herramientas por utilizar para la estimación de costos y cómo se realizará el control del proyecto; al final se obtiene el plan de gestión de los costos que será la base para los próximos procesos. El segundo proceso es la estimación, en este se define el costo monetario de las actividades descritas en la planificación, para lo cual se usan diferentes técnicas como estimación ascendente, descendente, análoga y paramétrica, entre otras. La herramienta por usar va a depender de la información que tengamos sobre el proyecto y las bases de datos e información histórica de referencia. En consecuencia, estos primeros pasos permiten llevar a cabo una gestión de costos organizada y documentada desde sus primeras etapas.

El tercer proceso es determinar el presupuesto, en el cual se suma los costos estimados de las actividades o paquetes de trabajo que conforman la EDT; aquí se establecerá la línea base de costos, con la cual se llevará a cabo el control y monitoreo de los costos a lo largo del proyecto. El cuarto y último proceso es el de control, donde se monitorean los costos periódicamente y se comparan contra la línea base, para determinar si hay desviaciones del plan original y con base en esta información aplicar medidas correctivas que eviten mayores diferencias en el costo final y se pueda enrumbar el proyecto al presupuesto inicial establecido. Sin duda, al analizar los cuatro procesos, podemos ver cómo se entrelazan para lograr una gestión integral de costos y pensar en prescindir de uno de ellos podría repercutir en el resultado del proyecto (García, 2015).

A menudo muchas personas podrían argumentar que un proceso de costos tan estructurado genera más trabas o que el capital humano es la clave. No se puede negar que el PMI y los diferentes entes encargados de definir las buenas prácticas en la gestión de proyectos han incluido muchos procesos que se visualizan como innecesarios y que el personal siempre es clave para una organización. Sin embargo, cuando hablamos de costos, contar con un plan de gestión sobre cómo proceder debe ser crítico, no se deben tomar a la ligera las estimaciones y quedarse sin presupuesto a la mitad del proyecto, o no tomar en consideración las reservas de contingencia en caso de algún imprevisto y peor aún terminar con pérdidas. Por lo tanto, es importante contar con un proceso que respalde la forma en cómo se gestionan los costos y aplicarlo correctamente.

En conclusión, dentro de una organización es necesario contar con un proceso estructurado que permita llevar un adecuado control de costos en las diferentes etapas del proyecto, de ahí la importancia de ejecutar correctamente cada proceso. Algunos beneficios de la gestión de costos son: mantener dentro de los límites los costos de un proyecto, ver variaciones a tiempo y tomar acciones correctivas, entre otras. Si bien la gestión de costos es muy importante y trae consigo muchos beneficios, también debemos tomar en cuenta que es necesario prepararse y entender cómo aplicarla de manera efectiva, para que se convierta en una aliada, sin dejar de lado que parte del éxito del proyecto también cuentan otras variables como el tiempo, el alcance y la calidad.

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
  • García, O. (2015, 29 de julio). Gestión de los Costos del Proyecto. Proyectum. https://www.proyectum.com/sistema/blog/gestion-de-los-costos-del-proyecto/
  • Project Management Institute, PMI. (2017). Guia del PMBOK. (6ta. ed.). Project Management Institute, Inc.