Por Manuel Martínez Mejía - Estudiante de la Licenciatura en Ing. Industrial

Son las 8:00 a.m., en una empresa de algún rincón de Costa Rica se ha convocado una reunión de emergencia con los gerentes de todos los departamentos a causa del rechazo de un producto por parte de un cliente; luego de tres horas, se establece un plan de acción. La gerente general se dispone a enfocarse en sus labores y recibe un correo: “Eficiencia de producción semana 44 = 53%”. Nuevamente convoca otra junta, pues una eficiencia tan baja no es aceptable. Mientras se encuentra en la junta, recibe un reporte de ventas con una baja de un 27% el último mes, al ver el estrés de la gerente y de todo el equipo, el departamento de ingeniería sugiere lo siguiente: “Debemos desarrollar un proceso que nos permita hacer un uso correcto de la información, este proceso es tan o más importante como la información misma”.

Las empresas son conscientes de la necesidad de recopilar información en aras de una toma de decisiones más acertada. De aquí surgen los grandes esfuerzos por implementar sistemas de información gerencial para almacenar y gestionar data. El problema es que en este proceso se destinan pocos o casi nulos recursos para diseñar un proceso que nos permita hacer un uso correcto de la nueva herramienta.
Esta marea de información es muy peligrosa, tal y como lo explica Portafolio (2019), los departamentos de las compañías manifiestan una sobrecarga de información en su labor diaria y demuestran una alarmante dificultad para encontrar data o fuentes confiables. El mayor de los peligros es la popularmente adaptada: “técnica del avestruz” (El Empresario (EL Economista), 2015). ¿Qué es esta técnica? Ignorar el problema; si las empresas no reconocen que tienen un problema para gestionar la información, prácticamente el problema no existe, pero sus efectos lamentablemente no desaparecen.

Es indudable que contar con un gran volumen de información es una ventaja competitiva, es más, ese problema de sobrecarga de información podría ser visto como un buen problema. Los sistemas de información son un elemento clave para las organizaciones, pues se convierten en el motor del cambio. Estos permiten analizar el negocio desde otras perspectivas y poder diseñar planes de acción para reducir costos e introducir nuevas estrategias de ventas impulsando la innovación.

Sin embargo, tanta información, sin un proceso de gestión, es contraproducente. Un estudio de Harvard, citado por Arias (2010), revela que el tiempo medio que un colaborador necesita para volver a realizar una actividad productiva luego de recibir un email es de 25 minutos. En el mismo documento, también cita un estudio elaborado por Intel, el cual señala que el 33% de los mensajes de correo electrónico recibidos por sus empleados son innecesarios y consumen una media de dos horas diarias por persona.

Son las 4:00 pm, en una empresa de algún rincón de Costa Rica, luego de una exhaustiva jornada de trabajo, discusiones, desacuerdos y casi batalla campal, se sentaron los cimientos de un proceso para la gestión de la información dentro de la empresa. Será una tarea compleja, probablemente sufrirá cambios en el transcurso del tiempo, pero todos están de acuerdo que diseñar dicho proceso era necesario. El departamento de ingeniería ahora tiene más trabajo que nunca, además de dar seguimiento a los planes de acción para resolver los problemas del día a día, deberá diseñar un procedimiento para el correcto manejo de la información. Es necesario…

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
  • Arias, M. (2010, 10 de febrero). Sobrecarga de información. Universidad Camilo José Cela. https://master-comunicacion.es/blogmastercomunicacion/sobrecarga-de-informacion/
  • El Empresario (EL Economista). (2015, 08 de enero). ¿Cómo lidiar con la sobrecarga de información? MANAGEMENT. https://mba.americaeconomia.com/articulos/notas/como-lidiar-con-la-sobrecarga-de-informacion
  • Portafolio. (2019, 20 de septiembre). ‘Infoxicación’, amenaza para la productividad de empresas. https://www.portafolio.co/tendencias/infoxicacion-amenaza-para-la-productividad-de-empresas-533792