Por Navid Casasola Herrera – Estudiante de la Maestría en Proyectos

"Si la oportunidad no llama, construye una puerta." - Milton Berle

Para lograr gestionar adecuadamente los costos de un proyecto, primero se debe realizar la planificación de los recursos en proyectos, por ende, disponer de una definición clara del alcance, tareas a ejecutar y necesidades materiales de cada tarea, también del cronograma y presupuesto disponible, debido a que las limitaciones temporales y económicas pueden afectar a la selección de los recursos.

La clave para el control efectivo de costos es analizar el desempeño de las actividades controlándolas periódicamente, buscando variaciones positivas y negativas que se puedan presentar a lo largo del proyecto. Es crucial que estas variaciones o ineficacias se identifiquen lo antes posible para poder determinar la acción correctiva antes de que empeore la situación. Una vez determinada la acción es necesaria la actualización del presupuesto (Mora, 2010, p. 8).
Los costos de interacción están ocultos en los estimados. De acuerdo con los lineamientos, se supone que el estimado de cada tarea se realiza en forma independiente, sin embargo, rara vez las tareas se realizan en un vacío. El trabajo en una tarea depende de tareas anteriores y las transferencias entre una y otra exigen tiempo y atención. (Gray y Larson, 2009, p. 122).

A continuación, se mencionan algunos datos importantes para que la gestión de costos del proyecto sea la más óptima posible:
• Estimar los costos adecuadamente: se requiere calcular los recursos que serán necesarios para cada actividad planeada según el cronograma, considerando variaciones que se puedan presentar. Se debe evaluar la totalidad los costos para cada una de las actividades que se encuentren en el cronograma, por ejemplo, materiales, mano de obra, equipos, pero siempre es de suma importancia mantener un porcentaje de reserva para contingencias.
• Preparar una línea base de costo: en esta sección se debe detallar el presupuesto que va a ser utilizado en el proyecto, desde el inicio hasta el final, con ello se obtiene una referencia para poder supervisar y gestionar adecuadamente los costos.
• Asegurar que los cambios en la línea de base del costo estén dentro de lo planificado.
• Prever que los sobrecostos que surgen no sobrepasen la financiación ya sea total o parcial aprobada para el proyecto.
• Inspeccionar que los cambios no aprobados en el coste o uso de recursos no se incluyan, ya que esto puede desajustar las estimaciones del presupuesto del proyecto.
• Cuando se requiera valorar cambios, se debe analizar si esto genera disminución o aumento en el presupuesto.
• Proyectar soluciones posibles para reducir los sobrecostos.
• Registrar todos los cambios en la línea base del costo.

Con base en la información anterior es que se puede analizar que, para gestionar de manera adecuada los costos de un proyecto, se debe conocer cuáles son las actividades, recursos, tiempo y presupuesto, esto con el objetivo de tener un proyecto realizable en función del presupuesto, siempre y cuando se gestionen todos los cambios y se registren adecuadamente, ya que si esta información no se considera se podría generar un sobrecosto del proyecto, o bien, que no se logre completar el proyecto. La definición del alcance del proyecto debe estar clara antes de iniciar.

Por último, el propósito de la gestión del costo del proyecto básicamente consiste en estudiar el costo de las actividades, determinar un presupuesto realista y ajustarlo a los fondos financieros disponibles. Ante esta información se debe considerar el efecto de cada decisión, de este modo se logra conocer anticipadamente los costos y disminuir el riesgo de superar el presupuesto inicial.

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
  • Gray, C., Larson, E. (2009). Administración de proyectos. México.
  • Mora, D. (2010). Diseño de un plan de gestión de costo y de tiempo para la administración de proyectos de la empresa constructora Jiménez y Sojo. https://repositoriotec.tec.ac.cr/bitstream/handle/2238/6160/Dise%F1o_plan_gesti%F3n_costo_%20tiempo_administraci%F3n_constructora%20Jim%E9nez%20y%20Sojo.pdf?sequence=1