Por Mayra Granadas – Estudiante de la Maestría Profesional en Gerencia de Proyectos

Si estás envuelto en el mundo de la gerencia de proyectos es muy probable que frases como “no tenemos suficiente presupuesto” y “somos muy sensibles al tema de costos” te resulten familiares; y es que en general, la gestión de un proyecto no es una tarea sencilla, ya que no solamente tienes que cumplir las expectativas de tu cliente, sino que además es necesario hacerlo en el tiempo preestablecido y, sobre todo, dentro de los márgenes del presupuesto. ¿Y por qué lo subrayado? Porque recordemos que al momento de ejecutar un proyecto existen diversos interesados que medirán los resultados con distintas varas y uno de estos interesados —probablemente más de uno— fijará especial atención en que el proyecto cumpla con el presupuesto. Por ello es tan importante gestionar adecuadamente los costos de tu proyecto para que éste sea exitoso.

Pero ¿sabes lo que debes hacer para aumentar las posibilidades de que la gestión de costos de tu proyecto se lleve a cabo adecuadamente? En este breve artículo te comento sobre cuatro procedimientos formales que deben seguirse para ello y, además, te comparto algunas recomendaciones personales que espero que te sean de utilidad.

Iniciemos conociendo un poco más sobre el concepto general de gestión de costos de proyectos. Según indica el Project Management Institute (2013) “la Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.” (p. 192). Es así como, al combinar planificación con actividades de control, puede marcarse una diferencia importante en los resultados de un proyecto.

Como mencionaba antes, existen cuatro procesos asociados a la gestión de costos de un proyecto, los cuales están fundamentados en el Project Management Institute (2013). Seguidamente, comento un poco más sobre cada uno de ellos:

1. Planifica la gestión de costos: De acuerdo con el Project Management Institute (2013), “planificar la Gestión de los Costos es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto” (p. 194). En resumen, deben conocerse las actividades por realizar y buscar información de los recursos necesarios para lograr estas actividades. Recuerda que si planificas correctamente te ahorrarás mucho tiempo y dinero.

2. Estima los costos: Si tienes claras las actividades que se deben realizar en el proyecto y los recursos que necesitas para ello, el siguiente paso es cuantificar esto en dinero y tiempo. Es así como, de acuerdo con el Project Management Institute (2013), debes “desarrollar una estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto” (p. 200). No olvides considerar la posible aparición de riesgos, su repercusión sobre el proyecto y la frecuencia.

3. Determina el presupuesto: El Project Management Institute (2013) define este proceso como el “que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo de cara a establecer una línea base de costos autorizada” (p. 208). En esta etapa mi sugerencia es que definas los apartados para cada actividad de manera detallada, de esta manera la estimación de los costos será más completa y tendrás una imagen de los costos económicos y temporales totales de tu proyecto.

4. Controla los costos: Debes ser capaz de detectar las desviaciones de tu proyecto y tomar decisiones correctivas de manera rápida para minimizar el riesgo, ya que, según el Project Management Institute (2013), este es el “proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos y gestionar cambios de la línea base de costo”. (p. 215). Mi recomendación acá es monitorear, comparar y tomar decisiones porque lo que no se controla no se puede mejorar.

Estos cuatro procesos están formalmente definidos por el Project Management Institute y son mandatorios para cualquier gestor de proyectos que desee dirigir exitosamente el suyo. Por otro lado, las recomendaciones compartidas en este artículo —asociadas a cada proceso— son simples, informales y no garantizan que tu proyecto esté libre de inconvenientes y riesgos, pero sí aumentarán tus posibilidades de gestionarlo de manera exitosa.

Mi última sugerencia sería que disfrutes el proceso. Una buena actitud y mucho optimismo pueden recargarte de la energía diaria que necesitas para que planifiques adecuadamente, hagas un seguimiento continuo, gestiones de manera oportuna tu tiempo y el de tu equipo, y finalmente te ayudará a analizar tus resultados de tu proyecto una forma más acertada.

- Elaboración propia -

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
• Project Management Institute. (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). (5th Ed.) Pennsylvania, USA: Project Management Institute, Inc.