Por Ing. Ronald Araúz D. – Estudiante de la Maestría de Proyectos de ULACIT

¿Un Project Manager puede considerar que un proyecto fracasó debido que tuvo diferencias en costos o atrasos en la entrega? Los proyectos se consideran exitosos si se entregan dentro de los costos y los plazos tolerables admitidos, además se deben desarrollar con la calidad aceptable. (Figuerola, 2012). La administración de costos permite contar con la organización de los procesos para planear, estimar, presupuestar, financiar, administrar y controlar los costos del proyecto con el recurso aprobado sin exceder el presupuesto. (Project Management Institute, 2017, p. 213). Otro aspecto clave para el Project Manager es considerar el efecto de las consecuencias de las decisiones sobre el costo incurrido, mantenimiento y soporte del producto, servicio o resultado del proyecto; debe definir cómo el costo va a ser estimado, presupuestado, administrado, monitoreado y controlado.(Project Management Institute, 2017).

Es un deber analizar los costos durante todo el ciclo de vida del proyecto o producto, encontrar la forma más barata de realizar el mismo trabajo y documentar los riesgos para no incurrir en desviaciones debido a situaciones no planeadas. Las estimaciones de costos se determinan mediante predicciones conformadas por la información disponible; se expresan en unidades monetarias, a veces se pueden usar otras medidas como tiempo o capital humano; se deben refinar constantemente durante el desarrollo del proyecto y es un proceso iterativo de fase en fase. (Kipoint Solutions, 2017).

Un proyecto mal planificado y con gestión de costos mal ejecutados puede producir atrasos y costos inesperados para el producto y generar la pérdida de la confianza del cliente final y los Stakeholders para futuros proyectos. Cuando se establece un contrato un con precio fijo que no satisface las necesidades del proyecto, ¿quién asume el costo del riesgo, el comprador o el vendedor? En caso de incurrir en una desviación debido a una planeación deficiente, el cliente no va a asumir los costos adicionales. Adicionalmente, existen cláusulas en los contratos para aplicar multas por atrasos en la entrega del plazo establecido del proyecto llamado Costos por incumplimiento que generan reclamaciones judiciales, lo cual puede representar pérdidas en la ganancia del proyecto.

En los análisis de reserva del proyecto, se realizan para hacer las estimaciones para incluir las reservas en el presupuesto para imprevistos y contingencias, están relacionados con la incertidumbre de la información o grado de certeza que tengamos del proyecto y se debe sumar en el presupuesto dentro de la línea base de costos que se destina a los riesgos identificados. Se deben tomar en cuenta para los eventos desconocidos y conocidos, se recomienda un 3% a 8% como parámetro razonable.

Los directores de proyectos cuentan con hojas de cálculo, software de simulación y herramientas de análisis estadístico para respaldar la estimación de costos y, de esta manera, facilitar el estudio rápido de alternativas para estimación de costos. Se puede recomendar el uso de softwares para la predicción de costos, simulación y optimización de presupuestos como el CrystalBall® o la Simulación de Monte Carlo, esta simulación incluye modelos financieros y matemáticos (Mantel, Meredith, Shafer y Sutton, 2011). Adicionalmente, el Project Management Institute (2017) recomienda utilizar la Curva del Valor ganado para medir el avance del proyecto en función del gasto incurrido, cuánto tiempo y dinero nos falta hasta la conclusión del proyecto, usar el juicio de expertos en proyectos similares y las lecciones aprendidas para mejorar la exactitud para el desarrollo de la estimación de costos.

Según la página Elmundo.cr, La compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) gastó $53.3 millones en un proyecto fracasado, las pérdidas se estimaron en casi $2 millones por año debido a una ausencia de estudios de prefactibilidad, así como deficiencias por la falta de estudios básicos de mercado, sensibilidad e incertidumbre de sus variables críticas y costo de oportunidad de uso alternativo de recursos. (Madrigal, 2015). Es deber del Project Manager tomar el pulso del proyecto constantemente, contemplar y documentar todas las variables del proyecto con los estándares recomendados en las diferentes metodologías, como el PMI, comunicar efectivamente los avances del proyecto, monitorear cuando se ha avanzado en función del costo incurrido y tomar acciones para garantizar el éxito del proyecto en el tiempo oportuno.

 

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:
• Figuerola, N. (25 de junio de 2012). ¿Cómo definir si nuestro proyecto fue exitoso? PMQuality Artículos – Project Management. Recuperado de https://articulospm.wordpress.com/2012/06/25/como-definir-si-nuestro-proyecto-fue-exitoso/
• Kipoint Solutions. (2017). Gestión de Costos del Proyecto. Recuperado de https://youtu.be/AUJ27S9uUNk.
• Madrigal, L.M. (29 de julio de 2015). Proyecto de CNFL que costó $53,3 millones es un fracaso con pérdidas de casi $2 millones por año. Elmundo.cr. Recuperado de https://www.elmundo.cr/costa-rica/proyecto-de-cnfl-que-costo-533-millones-es-un-fracaso-con-perdidas-de-casi-2-millones-por-ano/
• Mantel, S., Meredith J., Shaffer, S. & Sutton, M. (2011). Project Management in Practice (4th Ed.) United States: John Wiley & Sons.
• Project Management Institute. (2017). La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK). Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.