El próximo 23 de julio de 2026, el Archivo Nacional de Costa Rica conmemora 145 años de existencia. Esta fecha constituye una valiosa oportunidad para reflexionar sobre la evolución de una institución que ha acompañado el desarrollo del país desde 1881 y que hoy desempeña un papel estratégico para la democracia, la transparencia, la protección de derechos y la preservación de la memoria colectiva.
Cuando se piensa en un archivo, muchas personas imaginan únicamente documentos antiguos resguardados en depósitos. Y sí, los archivos conservan documentos; pero son mucho más que eso. Son espacios donde se preserva la evidencia de las actuaciones de las instituciones y de la sociedad; son fuentes de información para la investigación, la cultura y la educación; y son pilares fundamentales para garantizar derechos ciudadanos.
En sus documentos se encuentran las huellas de nuestra historia, de nuestras decisiones como sociedad y de los procesos que han dado forma a la Costa Rica que conocemos hoy.
La creación del Archivo Nacional, el 23 de julio de 1881, fue una decisión visionaria para la época. Bajo la administración del presidente Salvador Lara Zamora y gracias al impulso y liderazgo de León Fernández Bonilla, el país comprendió la necesidad de reunir, organizar y proteger los documentos que daban testimonio de su vida política, jurídica y administrativa.
En una Costa Rica que consolidaba sus instituciones republicanas, se entendió que la memoria documental constituía un patrimonio de valor estratégico para la construcción de la identidad nacional y para el resguardo de los derechos de las generaciones futuras. Aquella visión continúa vigente 145 años después, cuando los documentos siguen siendo fuente de conocimiento, evidencia de la gestión pública y garantía de derechos para la ciudadanía.
La transformación del Archivo Nacional ha sido constante a lo largo de sus 145 años. De una institución centrada principalmente en la conservación documental, evolucionó hacia un organismo moderno que combina la preservación del patrimonio documental con la rectoría técnica del Sistema Nacional de Archivos y la colaboración en el control del ejercicio notarial en Costa Rica.
Esta evolución le ha permitido responder a los desafíos de una sociedad cada vez más dinámica, digital y demandante de información confiable y accesible.
El marco jurídico que orienta su labor incluye la Ley del Sistema Nacional de Archivos (Ley 7202) y su reglamento, normativa que reconoce los documentos con valor científico-cultural como parte del patrimonio nacional y establece la organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos. Asimismo, define las responsabilidades de las instituciones públicas en materia de gestión documental y conservación de documentos, reforzando el acceso a la información y la protección de la memoria institucional del país.
Las funciones del Archivo Nacional se articulan alrededor de tres grandes misiones. La primera consiste en resguardar el patrimonio documental de la Nación, mediante la conservación, organización, descripción, difusión y facilitación de documentos de valor científico-cultural que constituyen evidencia irremplazable de la historia costarricense.
La segunda es ejercer la rectoría del Sistema Nacional de Archivos, brindando directrices, asesoría técnica y seguimiento a las instituciones que integran dicho sistema, con el fin de fortalecer una adecuada gestión documental en el sector público. Finalmente, la institución tiene la responsabilidad de colaborar con el control del ejercicio notarial, mediante la administración y custodia de fondos documentales de gran relevancia para la seguridad jurídica del país, como los tomos de protocolos y los índices notariales.
En una época marcada por la producción masiva de información, los archivos han adquirido una importancia aún mayor. Son herramientas esenciales para garantizar el derecho de acceso a la información pública, principio estrechamente vinculado con los valores democráticos y respaldado por el ordenamiento constitucional costarricense.
Una administración pública transparente requiere documentos debidamente organizados, conservados y accesibles. Sin archivos eficientes, la rendición de cuentas se debilita y la memoria institucional corre el riesgo de perderse.
Por ello, los archivos deben entenderse como recursos estratégicos para el Estado y la sociedad. Son la base de la transparencia gubernamental, la lucha contra la corrupción, la continuidad administrativa y la protección de los derechos de las personas. Cada expediente preservado, cada documento descrito y cada consulta atendida contribuyen a fortalecer la confianza ciudadana en las instituciones públicas y a garantizar que las actuaciones del Estado puedan ser conocidas, verificadas y evaluadas por la sociedad.
Detrás de cada documento existe también el trabajo comprometido de profesionales y técnicos que dedican su esfuerzo a preservar y poner a disposición de la ciudadanía este patrimonio. Archivistas, conservadores, historiadores, notarios, profesionales en tecnologías de información y personal administrativo contribuyen diariamente a que la memoria documental del país permanezca viva y accesible.
Celebrar 145 años del Archivo Nacional es, en consecuencia, mucho más que conmemorar la trayectoria de una institución. Es reconocer el valor de la memoria como un bien público, reafirmar la importancia de los archivos para la democracia y agradecer a las personas que han hecho posible esta labor a lo largo del tiempo.
Es también una invitación a la ciudadanía para acercarse al patrimonio documental, conocerlo, valorarlo y hacerlo suyo. Porque la memoria de Costa Rica no pertenece únicamente a los archivos: pertenece a todas y todos. En esa memoria compartida se encuentran las claves para comprender nuestro pasado, fortalecer nuestro presente y construir nuestro futuro.
En el marco de este aniversario, honramos la visión de León Fernández Bonilla y de quienes comprendieron, desde los primeros años de nuestra vida republicana, que un país que protege sus documentos protege también su historia, sus derechos y su identidad. El Archivo Nacional es heredero de esa convicción y tiene la responsabilidad de proyectarla hacia el futuro, en un contexto donde la preservación digital, el acceso a la información y la transparencia constituyen desafíos cada vez más relevantes para la sociedad costarricense.
Reconocemos, entonces, que el Archivo Nacional continúa siendo una institución profundamente contemporánea. Custodia el pasado, sirve al presente y contribuye a construir el futuro.