El trabajo remoto ha transformado cómo las empresas operan y cómo gestionan las relaciones con sus empleados. Desde su auge, durante el cual el mundo se vio obligado a adaptarse a los efectos de la pandemia, han pasado varios meses.
En Costa Rica, las operaciones bajo el régimen de zona franca debieron responder a esta emergencia mundial, permitiendo que las empresas autorizaran a sus empleados a llevarse a casa el equipo necesario para continuar sus funciones.
Desde entonces, la ley y el reglamento del régimen han sido modificados para permitir que las empresas autoricen el trabajo remoto. Sin embargo, es fundamental interpretar este cambio y evaluar los efectos prácticos que ha tenido en el día a día de las empresas bajo el régimen.
Para las empresas bajo el régimen, el trabajo remoto debe guardar una proporcionalidad razonable entre el número de empleados que trabajan en esa modalidad y el número total de personas que emplean. La legislación de Zonas Francas parte de la base de que las empresas deben operar desde su sitio autorizado para llevar un debido control de sus activos y operaciones. El tener a prácticamente la totalidad de empleados en modalidad 100% virtual, no parece ser congruente con el espíritu de la Ley.
Por lo tanto, las empresas deben desarrollar modelos híbridos de trabajo que les permitan: i) adaptarse a la demanda de trabajo remoto, y ii) respetar las normativas que buscan proteger las condiciones bajo las cuales reciben beneficios fiscales.
Es fundamental que las empresas bajo el régimen realicen un análisis interno de la proporcionalidad de estos elementos. No puede haber sistemas en los cuales predomine el teletrabajo en sus operaciones, ya que las autoridades pueden alegar que la empresa está desvirtuando las reglas que exigen que operen desde un sitio autorizado y que se lleve un control adecuado de sus activos bajo el régimen.
Estas mismas consideraciones deben aplicarse cuando los empleados soliciten trabajar desde un lugar que no sea su domicilio fijo o incluso si desean trasladarse a vivir a otro país. Si bien estas prácticas permiten atraer y retener buen talento, deben ser analizadas acorde a las reglas y responsabilidades que las empresas bajo el régimen de zona franca aceptaron al momento de su ingreso.
Por otra parte, también es importante considerar que las reglas bajo las cuales las empresas pueden aplicar el teletrabajo en el régimen se reflejan en pequeñas modificaciones a la ley y reglamento que no establecen procesos y requerimientos claros sobre cómo implementar esta figura dentro del contexto de la regla general. Por ello, sería provechoso que las autoridades locales emitan un criterio oficial que clarifique cuáles deberían ser los parámetros mínimos al momento en que una empresa bajo el régimen crea sus políticas internas respecto al trabajo remoto.
Por lo tanto, es crucial que las empresas revisen sus procesos, políticas internas y prácticas corporativas para determinar si, como parte de ellas, no solo están considerando los beneficios del trabajo remoto, sino también sus obligaciones como una empresa que opera bajo un régimen fiscal especial. Adicionalmente, es importante considerar que las empresas bajo el régimen no necesariamente pueden aplicar prácticas que disponga su casa matriz sin antes evaluar cómo se adaptan a sus obligaciones. Asimismo, ante la falta de parámetros generales que puedan aplicar las empresas, deben tener como referencia inicial que el teletrabajo no debe ser la regla general.