El taller se desarrolló en el Archivo Nacional y reunió a personal de distintas instituciones públicas.
Alrededor de 40 archivistas de diferentes instituciones públicas participaron en un curso especializado sobre clasificación de documentos, impartido en el Archivo Nacional de Costa Rica. La capacitación se enfocó en esta fase clave del proceso archivístico, fundamental para garantizar el acceso oportuno a la información.
El curso estuvo a cargo del especialista español Alfonso Díaz Rodríguez y llevó por nombre “Proceso de clasificación funcional de documentos en Archivos”.
Trabajo conjunto entre instituciones
La actividad fue posible gracias a la articulación entre las siguientes entidades:
- Archivo Nacional.
- Academia de Ciencias de la Información.
- Comité Nacional de Memoria del Mundo Costa Rica.
- Comisión Costarricense de Cooperación con la UNESCO.
Esta última organización financió el viaje del experto, quien actualmente labora como archivero en la Dirección General de Estrategia Digital e Inteligencia Artificial del Principado de Asturias, en España. Además, ha sido docente en programas de posgrado de la Universidad Internacional de Andalucía y la Universidad Carlos III de Madrid.
Importancia de la clasificación funcional
La directora general del Archivo Nacional, Ivannia Valverde Guevara, destacó el valor de este proceso de formación:
“Es un privilegio que el Dr. Díaz haya brindado esta capacitación. Este método de clasificación organiza los documentos en un marco lógico y jerárquico para facilitar su acceso y recuperación, preservando el contexto en el que fueron creados”, señaló.
Valverde añadió que este enfoque también es relevante para el análisis de los instrumentos de valoración documental que ingresan a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Clasificación como base del trabajo archivístico
Luis Fernando Jaén García, integrante de la Academia de Ciencias de la Información, explicó que la clasificación se ubica en el inicio de los procesos archivísticos y es determinante para el funcionamiento de los servicios de acceso.
“Este sistema basado en funciones institucionales es muy valioso porque, aunque los organigramas cambien, las funciones permanecen”, indicó.
Un proceso construido desde 2024
El taller se gestó desde 2024 como parte del programa de capacitación permanente de la Academia de Ciencias de la Información. El año anterior, Díaz impartió una conferencia virtual que dio origen a la propuesta de desarrollar esta formación de manera presencial y con mayor profundidad.
Por su parte, Magda Sandí, presidenta de la Academia, resaltó el valor del trabajo interdisciplinario:
“Este trabajo multidisciplinar es el que rinde mayores frutos”, recalcó, al tiempo que destacó la apertura del Archivo Nacional para este tipo de alianzas.
Proyección de nuevas capacitaciones para 2026
Las organizaciones participantes, junto con la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información de la Universidad de Costa Rica, prevén continuar en 2026 con su programa de formación mediante charlas virtuales.
Entre los temas proyectados se encuentran:
- Archivos de la memoria.
- Desinformación y discursos de odio.
- Lectura infantil.
- Inteligencia artificial.
Estas actividades contarán con el apoyo de la Biblioteca de la Facultad de Educación de la UCR, que facilitará su canal de YouTube para la transmisión de los contenidos.
