Con el cierre de año laboral, muchas empresas deciden realizar actividades sociales o las conocidas fiestas de navidad como una forma de agradecer a sus colaboradores por la prestación de sus servicios, su fidelidad y buen desempeño durante el transcurso del año laboral.
Si bien es cierto, se trata de una actividad que usualmente se realiza fuera de la jornada laboral y conlleva unas horas de distracción, disfrute y convivio entre el personal de la organización, lo cierto es que legalmente no podemos dejar de lado aspectos de suma importancia, con la intención de que este festejo se mantenga dentro de lo ameno y no se nos vaya a “salir de las manos” el control de esta actividad.
A pesar de tratarse de una actividad recreativa y de dispersión para las personas trabajadoras de la organización, desde el punto de vista legal, es importante tomar en cuenta ciertas recomendaciones para evitar caer en potenciales riesgos o malas prácticas, antes y durante la actividad; por lo tanto, con la intención de preparar y asegurar el éxito de esta actividad en la organización, a continuación, le brindamos algunas recomendaciones:
- Indicar de forma clara el propósito de la actividad, dar a conocer el lugar donde se llevará a cabo la celebración, el día y el horario en el que se realizará, si la actividad será temática, el código de vestimenta, y todo aquel detalle que sea necesario para que la persona trabajadora conozca de antemano el tono de la celebración.
- Informar con la debida antelación sobre la fiesta o convivio, esto para que los colaboradores acomoden sus agendas y compromisos. En caso de tratarse de una actividad realizada en horas laborales, la persona trabajadora deberá asegurarse de dejar sus tareas al día o no tener pendientes que puedan afectar su participación en la fiesta. Asimismo, en este mismo comunicado, la empresa debe informar el lugar de la actividad, el horario, la alimentación, posibles medio de transporte, entre otros.
- Si se trata de una celebración realizada en horario laboral, el patrono deberá definir e informar a las personas trabajadoras que no asistan, si deberán presentarse a laborar con normalidad en el centro de trabajo.
- Importante tomar en cuenta que, si se trata de una actividad a realizarse en un día no laboral, la invitación a participar para las personas trabajadoras deberá ser de forma voluntaria, sin que exista una obligación como tal de por medio.
- Salvo excepción médica establecida, las personas que se encuentren incapacitadas no deberían asistir a la actividad.
- Este tipo de actividades recreativas se encuentran cubiertas por la póliza de riesgos de trabajo del INS; sin embargo, existen excepciones a la norma que excluirían un determinado incidente o accidente sufrido por una persona trabajadora asistente a la actividad.
- Mantener un comportamiento adecuado: aun y cuando se trate de una fiesta, es importante que las personas trabajadoras que asistan mantengan un comportamiento profesional, pues para todos los efectos, nos encontramos en una actividad empresarial. Aun y cuando la actividad se realice fuera de las instalaciones de la empresa o fuera del horario laboral, es fundamental establecer límites claros, especialmente si se sirven bebidas alcohólicas, para evitar situaciones incómodas o inapropiadas.
- A pesar de tratarse de una actividad de dispersión, las personas trabajadoras, así como los representantes patronales, deben mantener una actitud de cordura y respeto en todo momento, alineándose a las mismas reglas de comportamiento, obligaciones morales y valores que se aplican durante la prestación de servicios dentro de la jornada habitual de trabajo, pues, en caso contrario, la persona podría realizar actos que eventualmente puedan ser considerados como faltas.
- En caso de realizar rifas, se entreguen reconocimientos o regalos a las personas trabajadoras, es importante siempre tener presente y aplicar la regla fiscal que aplicaría en estos casos; por lo tanto, se recomienda que esto se encuentre previamente regulado en una política de la empresa.
Estas actividades para compartir, disfrutar y distraerse del día a día laboral, suelen ser esperadas durante todo el año por el personal de la organización; por eso, si se toman en cuenta las anteriores recomendaciones, es probable que la actividad transcurra sin mayores incidentes o riesgos.
Posterior al cierre de la actividad, es importante que la empresa y sus representantes patronales se encuentren en la mejor disposición de escuchar el feedback posterior al evento, es decir, brindar la oportunidad de atender opiniones que atiendan la posibilidad de mejorar estas actividades a futuro.
Lo mismo sucederá con eventuales reportes sobre posibles faltas realizadas por los colaboradores que asistieron a la fiesta; por lo tanto, el patrono deberá prepararse para iniciar los procesos disciplinarios que se ameriten, si se logran constatar las faltas cometidas durante la actividad.
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