Trabajo establece las bases para un Archivo Digital capaz de resguardar a largo plazo la información institucional.

El Archivo Nacional de Costa Rica otorgó el Premio “José Luis Coto Conde” a la mejor investigación archivística 2024, a un estudio pionero en la Universidad de Costa Rica (UCR).

El trabajo galardonado desarrolla un modelo de preservación digital que combina un enfoque funcional y tecnológico, estableciendo las bases para un Archivo Digital capaz de resguardar a largo plazo la información institucional.

Este avance aborda casos específicos en el Sistema de Gestión de Documentos Institucional (SiGeDI) y la Colección Fotográfica de la Unidad de Programas Deportivos Recreativos y Artísticos (UPDRA), ofreciendo soluciones escalables para toda la universidad.

En un comunicado a la prensa el archivo nacional detalló que el SiGeDI es un sistema informático y archivístico para la producción, envío y recepción de documentos de archivo, ampliamente utilizado en la UCR, con más de 500 instancias participantes, pertenecientes a vicerrectorías, facultades, escuelas, institutos y centros de investigación.

Por su parte, la Colección Fotográfica de la UPDRA es una colección compuesta por 732 fotografías, a la cual ya se le aplicó la descripción archivística, por lo que cuenta con un inventario completo. También se encuentra digitalizada y almacenada en los servidores respectivos.

Los autores de la investigación son Jéssica María Barahona Chavarría, archivista del Colegio de Ciencias Económicas de Costa Rica y Jorge Luis Mora Cerdas, archivista en el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría de la Universidad de Costa Rica.

Su trabajo propone establecer mecanismos normativos, archivísticos y tecnológicos para una gestión documental que garantice la autenticidad, integridad, disponibilidad y usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo.

Como complemento a esta información, Johanna Sánchez Araya, coordinadora del Archivo Central del Archivo Nacional de Costa Rica, menciona que para las instituciones y las personas que usan los documentos, esta garantía es importante porque permite mejorar la transparencia administrativa y la resolución de trámites, mediante documentos accesibles y seguros en cumplimiento de los requisitos funcionales, legales y administrativos relacionados con una adecuada gestión de documentos electrónicos y su preservación a largo plazo.

La inspiración para crear este proyecto fue la necesidad de preservar la información digital institucional, considerando que la Universidad de Costa Rica al igual que otras entidades públicas y privadas, realiza gran parte de sus gestiones por medios digitales, explicaron los autores.

Mora indicó:

Resulta fundamental abordar esta temática de forma inmediata, al considerar que, debido a los rápidos cambios tecnológicos, el volumen de información tiene un crecimiento acelerado y este debe ser conservado de forma segura y estandarizada durante el plazo requerido, tanto para su uso administrativo o, inclusive, para su conservación permanente en el caso de información con valor secundario”.

Barahona por su parte detalló los principales desafíos al desarrollar este modelo de preservación digital: la amplia diversidad de evidencias de información que existen en la UCR, la selección estratégica de los dos estudios para lograr que el modelo se convierta en un insumo escalable y finalmente, reconocer las necesidades tecnológicas que requiere la definición de los protocolos de transferencia documental, así como la implementación de un Archivo Digital.

Con respecto a los elementos que diferencian a este modelo de otros sistemas de preservación digital, Barahona indicó que su diseño incluye dos repositorios distintos para la preservación de la información, uno administrativo y otro de conservación permanente.

La presencia de ambos repositorios permite que la información institucional mantenga las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el tiempo que sea requerida, tanto aquella que sólo tiene valor administrativo legal y, por supuesto, la que cuenta con valor científico cultural.

El segundo aspecto es la incorporación de los conceptos de Preservación Digital Sistémica (PDS) y el de Cadena de Custodia Digital Archivística (CCDA). PDS implica estrategias para garantizar la conservación y acceso a la información a lo largo del tiempo, reguladas por una política institucional LA CCDA se enfoca en la trazabilidad y medidas para asegurar la integridad de la información desde su creación hasta su transferencia al Archivo Digital.

La mejor investigación archivística 2024 también busca crear una base replicable en otras instituciones públicas y privadas del país, ya que podrían cubrir gran parte de la información que generan y reciben, mediante el uso de un modelo estandarizado.

La implementación de un Archivo Digital implica el uso de recursos económicos, humanos y tecnológicos, destacaron. Sin embargo, estas acciones se pueden considerar como una inversión, porque se lograría agilizar la gestión administrativa y conservar el patrimonio histórico, ambos de forma segura.

“En el futuro se podrían establecer conexiones interinstitucionales para el uso ágil y seguro de la información pública, mejorando la calidad de los servicios que se brindan a las personas, siempre manteniendo el adecuado resguardo de datos personales y sensibles”, aseguró Mora.

El Premio José Luis Coto Conde lleva el nombre de este ex director del Archivo Nacional (q.d.D.g.) y busca estimular la producción de trabajos de investigación que contribuyan al desarrollo de la Archivística en Costa Rica.