Por Alejandro Céspedes Cambronero - Estudiante de la carrera de Administración de Negocios

Desgraciadamente todos conocemos casos de negocios pequeños que no han logrado consolidarse en el mercado costarricense y perdurar como pyme, lo cual se puede achacar a una variedad de factores. Martínez De La Cruz (2005) afirma que “el llevar a cabo la administración de una pequeña empresa desde sus inicios, es una tarea sumamente agotadora e importante para su buen funcionamiento y su desarrollo” (párr. 1). Una de las mejores herramientas con más potencial que podemos tener como emprendedor es el uso y entendimiento de la información de nuestro negocio, para utilizarla a nuestro favor, ¿pero cómo podemos realizar este proceso con escasos recursos?

Al iniciar un negocio, las personas se centran en la utilidad, para identificar si el negocio va bien o no, y en la mayoría de los casos no se le da la verdadera importancia a la información. Esta puede resaltar cuáles clientes o productos nos dan un mayor margen de ganancia, si la localización donde nos ubicamos es oportuna para un futuro o si necesitamos más estrategia de mercadeo, entre otros ejemplos. Se desconoce que la información es vital para la organización, y del manejo que se le dé a esta puede depender el éxito o fracaso para los futuros proyectos donde se busca un crecimiento. Teniendo claro que la información de cada día puede marcar nuestros cimientos en el mercado empresarial, se aconseja a toda pyme la implementación de los sistemas de información lo antes posible.

A las personas que no están familiarizadas con este tema, cuando escuchan sobre “sistemas de información”, lo primero que se les viene a la mente son costosos y complejos programas, pero están equivocados. Actualmente, hay muchos programas accesibles para llevar a cabo una planificación de recursos empresariales correcta, algunos de ellos son Odoo, Openbravo, xTuple, Google drive e incluso hasta Excel nos puede resultar útil. Con cualquier sistema de información, podremos aprovechar sus ventajas como: la automatización de procesos, proporcionar información que sirva de apoyo para la toma de decisiones y lograr ventajas competitivas; sin contar con que lograremos mejorar la agilización de los procesos internos que nos permiten dar un servicio al cliente más personal, rápido y eficaz.

Como se mencionó antes, hay muchos factores que hacen que una pyme no se anime a dar el paso al uso de los sistemas de información. Primero, tenemos la resistencia al cambio; ninguna persona se salva a la incertidumbre que puede generar en ocasiones tomar una decisión de gran magnitud en nuestra empresa. Segundo, la capacidad de inversión, si tenemos el conocimiento adecuado, identificamos que no son necesarios los programas más famosos para llevar a cabo una mejora en nuestros sistemas de información, lamentablemente algunas personas desconocen esto, e invierten el poco capital que tienen en los programas más costosos, sin contar las capacitaciones a sus empleados. Finalmente, está la falta de conocimiento por parte de los dueños y asesores, la cual es la más perjudicial, ya que esta puede provocar los factores antes mencionados, ya sea por desconocer los productos de software que ofrece el mercado, cuáles son los más útiles frente a la actividad comercial que realizamos y cómo implementarlos en nuestra empresa.

Dejemos esa errónea idea de que lo primordial para verificar el estado de la empresa son las utilidades que genera, aunque se sabe que es importante que esta sea positiva a fin de mes. Para una pyme, que busca el mayor crecimiento en el mercado, es muy importante que entrelace, analice, comprenda y resuelva toda la información suministrada día a día, porque de lo contrario no se podría pensar en crecer de una manera exponencial sin poseer un manejo de primer nivel de toda la información que fluye en nuestra organización. Así, contestando la interrogante del título, es sumamente favorable que, al comenzar un negocio pequeño, les prestemos atención a los sistemas de información gerenciales y cómo implementarlos lo antes posible, ojalá con la asesoría correspondiente y calificada para llevar este proceso de la mejor manera.

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza

Referencia bibliográfica:
  • Martínez De La Cruz, S. A. (2005). Importancia de los sistemas de información para las pymes. https://www.gestiopolis.com/importancia-sistemas-informacion-pymes/