Por Paula Álvarez Barrantes – Estudiante de la Maestría en Gerencia de Proyectos
"El precio de la inacción es mucho mayor que el costo de cometer un error."
- Meister Eckhart
El entorno empresarial se ha caracterizado por estar rodeado de complejidad y de incertidumbre, pero gracias a la pandemia estos atributos se han duplicado a niveles inimaginables. Desde luego, que el entorno de una organización sea volátil, incierto, complejo y ambiguo no es nuevo, ya que el ejército de los Estados Unidos acuñó el término VUCA desde los años 90. El término VUCA es un acrónimo de las siglas en inglés de: Volatility, Uncertainty, Complexity & Ambiguity. (Bennet y Lemoine, 2014).
Los proyectos como un esfuerzo único de una organización se mueven en tres dimensiones: tiempo, costo y alcance (Project Management Institute, 2017). El elemento crítico que respalda la ejecución del proyecto es el que consiste en unificar la planificación, presupuesto, contabilidad, pagos, informes financieros, controles internos, auditorías, adquisiciones y desembolsos: la gestión financiera; que es un elemento crítico para el éxito de un proyecto.
La gestión financiera de un proyecto pretende completar un proyecto dentro del presupuesto aprobado. Según Project Management Institute (2017), se incluye la planificación, estimación, el presupuestar, obtener financiamiento, la gestión y el control de los costos. Pero, sin lugar a duda, si anteriormente la ambigüedad causaba un deficiente análisis de riesgos para el correcto cálculo de costos, en la nueva normalidad post COVID-19 de los proyectos, esta ambigüedad duplicada hace necesario prestar gran atención, en especial, a los fondos dirigidos para contingencia y reservas para imprevistos.
Las metodologías ágiles son propuestas de algunos expertos para enfrentar la volatilidad y disminuir la incertidumbre del entorno organizacional en la gestión financiera de los proyectos. La razón de esto es porque este tipo de metodologías poseen iteraciones pequeñas y se puede evaluar más fácilmente, según Gaete (2020), la interconexión con los proveedores, accionistas, clientes y colaboradores; la implementación de estándares de calidad (un ambiente regulado y con herramientas de gestión de proyectos aplicadas), y, algo indispensable, la identificación de riesgos (para administrar correctamente las reservas económicas destinadas a enfrentar los riegos materializados y los costos que implica la mitigación de los riesgos) y así tener un cálculo de los costos más acercado a la realidad, basados en puntos (unidad de medida de esfuerzo y complejidad) por tarea o funcionalidad con tal de ser capaces de, sobre la marcha, negociar cambios en alcance, cronograma y presupuesto.
En resumen, indiferentemente de si se elige una metodología ágil o una metodología tradicional es indispensable comprender que para la gestión financiera la organización completa debe tener presente la importancia de la calidad y la inversión económica que esta implica como una cuarta dimensión de un proyecto. Desde luego sin dejar de lado las tres dimensiones (costo, alcance y tiempo) de los proyectos (Project Management Institute, 2017), esto porque es un costo real y, en términos generales, sencillo de contemplar en comparación con otros costos que pueden ocurrir en el trascurso del proyecto, provocado por una deficiencia en calidad de un entregable considerado por el equipo como finalizado y que pueda provocar una detención del proyecto por completo.
Una herramienta fuerte que va a dar como resultado esta pandemia en las organizaciones son las lecciones aprendidas, ya que, en conjunto con un buen banco de proyectos, la experiencia y el juicio de expertos, harán posible la generación de una robusta gestión financiera permitiendo así alcanzar el éxito de los proyectos manteniendo el presupuesto establecido.
