Por Melisa Vargas R. – Estudiante de la carrera de Ing. Industrial

¿Alguna vez se ha preguntado cuál es la importancia de que una organización documente sus procesos? Esta tarea dinámica regula el criterio y la acción a seguir de la empresa. De acuerdo con Brenes (2013), los procesos o procedimientos “se apoyan en los objetivos y políticas. Implican la elección de los medios y, como característica fundamental, señalan la secuencia cronológica de una actividad o conjunto de actividades.” (p. 53). Para documentarlos se han creado diferentes herramientas tales como formularios, manuales, diagramas de flujo, entre otros. Con estas, se puede ilustrar y sistematizar un proceso que realice la organización, señalando los pasos a seguir para completarlo, así como los responsables de realizar cada tarea.

El objetivo principal de documentar procesos es gestionar y organizar las actividades de la empresa. Facilita la identificación del estado actual de los procesos con el fin de saber de qué manera mejorarlos. Consiste en llevar un registro del proceso al realizar un proyecto con la finalidad de aprender de la implementación para ajustar la estrategia y perfeccionarlo. Tiene como propósito eliminar errores mejorando la eficiencia y la calidad en todos los ámbitos. Asimismo, le permite a la organización monitorear y supervisar las tareas realizadas por colaboradores y obtener información valiosa sobre las labores internas de esta.

Cuando un colaborador se va de la compañía, todo el conocimiento del proceso se va con él, excepto el que haya sido registrado; por lo que uno de los mayores beneficios de documentar procesos es registrar el conocimiento. Al documentarlo, la empresa se asegura de que no se rediseñe el proceso cada vez que se realice, que no se pierda información relevante ni se transmitan errores. Asimismo, al contratar nuevo personal se hace necesario la documentación para utilizarla como medio capacitación formal que les permita incorporarse sin problemas y que le quede claro su papel en la organización. Funciona como herramientas de aprendizaje que se encuentran al alcance de los nuevos trabajadores.

Cuando se habla de documentar procesos no necesariamente debe ser un documento en formato de texto con indicaciones; en cambio, son de utilidad diversas herramientas que permiten transmitir información de manera sencilla, dejando constancia de su ejecución. En la actualidad se utiliza desde formularios, manuales de diferentes tipos y hasta diagramas de flujo. Estos son solo algunos ejemplos, se debe elegir el formato que mejor se adecúe a las necesidades de la empresa. En la elaboración de la documentación se debe analizar la actividad y depurarla, descubriendo aspectos que pueden mejorar o eliminar. Se descubren pasos que agregan valor añadido a la actividad y el resultado es mayor productividad y calidad.

Sin duda, la documentación de procesos trae consigo grandes beneficios a las organizaciones. Al conocerse bien todas las fases se aclaran los procedimientos por ejecutar, lo que favorece la automatización, el ahorro del tiempo y disminución de costos. Se evita la aleatoriedad, ya que cada colaborador sabe cuál es su responsabilidad, de modo que se reducen los errores y aumenta la eficiencia. Además, se facilita la capacitación y el aprendizaje del personal, conservando el conocimiento incluso cuando los involucrados dejan la compañía. Las empresas poseen procesos repetibles claves para ser exitosas. En este sentido, la documentación funciona como una guía de acción para los colaboradores.

 

MOXIE es el Canal de ULACIT (www.ulacit.ac.cr), producido por y para los estudiantes universitarios, en alianza con el medio periodístico independiente Delfino.cr, con el propósito de brindarles un espacio para generar y difundir sus ideas.  Se llama Moxie - que en inglés urbano significa tener la capacidad de enfrentar las dificultades con inteligencia, audacia y valentía - en honor a nuestros alumnos, cuyo “moxie” los caracteriza.

Referencias bibliográficas:

  • Brenes, R. (2013). Análisis Administrativo. Antología. Instituto Tecnológico de Costa Rica.