La emergencia nacional causada por la pandemia de COVID-19 ha generado una alerta en la necesaria digitalización de trámites y servicios. A pesar de que Costa Rica ha avanzado notoriamente en procesos digitales en los últimos años, hay tres temas puntuales que considero pueden ser solventados relativamente rápido y generar cambios inmediatos en beneficio de la población, además de ser acordes con la Directriz N° 019-MP-MICITT relativa al “Desarrollo del Gobierno Digital del Bicentenario”.

El primer tema reside en el necesario incentivo de la utilización de firma digital en los trámites ante la Administración Pública. A pesar de que la Ley 8454 (Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos) faculta al Estado y a sus instituciones públicas para utilizar los certificados, firmas digitales y documentos electrónicos dentro de sus respectivos ámbitos de competencia, y además dispone la equivalencia funcional (y jurídica) entre el documento físico y el documento electrónico, no es nada extraño o inusual experimentar el rechazo de gestiones digitales en las entidades administrativas. En ese sentido, es urgente proponer un llamado del Gobierno a sus distintas dependencias y autoridades para refrescar el hecho que deben reconocer, conforme dispone la ley, la validez de los documentos suscritos con firma digital certificada. Incluso podría incentivarse la creación de direcciones de correo específicas para trámites digitales en las entidades que aún no lo posean, de forma que se facilite la comunicación entre el solicitante y la administración.

El segundo tema versa sobre los requisitos de dichos trámites. La Ley 8454 bien señala que el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que se exigen para el trámite en cuestión. El requisito por excelencia siempre ha sido la autenticación de la firma física del solicitante, pero bajo esta propuesta digital, es válido cuestionarse si resulta procedente o incluso necesario autenticar una firma digital certificada que debiera ser considerada auténtica en sí misma. Al utilizar el certificado de firma digital expedido por el Banco Central de Costa Rica, considero que el documento en sí adquiere validez suficiente para eximir al administrado de una autenticación que sería a todas luces innecesaria y que además implica un costo adicional para el ciudadano.

Finalmente, como tercer tema y quizás el punto que requiere mayor innovación, reside en el hecho que, al día de hoy, existen numerosos trámites que solicitan la presentación de certificaciones o documentos expedidos por notarios públicos, llámese personerías, certificación de capital social, testimonio de escrituras, entre otros. A hoy estos documentos son expedidos en papel de seguridad notarial con los respectivos sellos y firma física del notario. No obstante, vale acotar que tibiamente se han venido incorporando cambios en aras de la implementación de vías digitales, como es el hecho que se puede utilizar la firma digital para la presentación de índices notariales o incluso para una labor tan sensible como es la presentación digital de los testimonios de escrituras públicas en el sitio web Ventanilla Digital del Registro Público. Considerando esos precedentes y el hecho que los efectos del Covid-19 nos obligan a acelerar las iniciativas digitales, es urgente que la Dirección Nacional de Notariado emita los lineamientos necesarios que faculten la emisión de certificaciones digitales por parte de los notarios públicos. Estos lineamientos deben ser sencillos, prácticos, beneficios, ya que con ello, se evitaría el traslado de personas para estas gestiones y desde luego el gasto actual de impresión y uso de papel de seguridad notarial.

Nos encontramos en una época muy compleja que demanda no sólo mostrar preocupaciones sino proponer soluciones. Por ende, considero que tener la posibilidad real de presentar la gran mayoría de trámites administrativos y sus requisitos de forma digital y sin interacción física alguna, no es solamente deseable, sino urgente. ¡Avancemos!

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