La Contraloría General de la República publicó los resultados de una auditoría especial que realizó sobre el proceso de reclutamiento y selección de personal que gestiona la Dirección General del Servicio Civil (DGSC), en la que pudo identificar debilidades como que, de 968.738 ofertas recibidas a octubre del año pasado, solo el 25% habían sido revisadas por la DGSC.

Dato D+: En 2016 y 2017 la Sala Constitucional ordenó a la DGSC la creación de un sistema de reclutamiento abierto y permanente. A partir de noviembre del 2017, la DGSC permite a los ciudadanos subir, en cualquier momento sus perfiles de oferentes al Servicio Civil.

Las 968.738 ofertas recibidas, corresponden a 56.153 personas que subieron su información al sitio web de la DGSC, sin embargo, la comprobación de los requisitos de las ofertas para cada puesto es un proceso que se realiza manualmente por los funcionarios de la Unidad de Administración de Concursos,  y una vez realizada la comprobación de los requisitos, se convoca a la persona a la realización de las pruebas de idoneidad, las cuales también son aplicadas y calificadas de forma manual, para una tercera comprobación de la oferta.

Dato D+: Al 31 de enero del 2020 la cantidad de ofertas recibidas por la DGSC era de 1.043.902.

La Contraloría pudo comprobar que, hasta octubre del 2019, la DGSC solo había logrado realizar la primera de las comprobaciones manuales al 25% de las ofertas recibidas (242.000), que se había convocado a las pruebas de idoneidad a 7.013 de esos casos, pero a esas pruebas solo se presentaron el 46% de los oferentes (3.230), por lo que, el informe señala que si bien el proceso tiene una secuencia lógica establecida, no se realiza el monitoreo oportuno de este, lo que ocasiona que, por ejemplo, la DGSC no cuente con un plazo razonable de duración para la incorporación de los oferentes en el registro de elegibles.

Además, la Contraloría señaló que la DGSC trabaja con dos sistemas informáticos para el registro de elegibles, uno de 1996 (Sapres) y otro del 2011 (Sageth), pero que ambos no se comunican entre ellos, lo que provoca vulnerabilidad que generan un riesgo para asegurar la disponibilidad y confiabilidad de la información de manera oportuna.

Adicionalmente, la Contraloría identificó que el registro de elegibles almacenado, en ambos sistemas, contienen ofertas sin caducidad definida, por lo que se acumulan datos desactualizados que engrosan el registro, y agrega que esa desactualización no contribuye a satisfacer las necesidades de las instituciones públicas, ya que no asegura que la información sobre las posibles personas idóneas no se encuentra actualizada.

Según señala el informe, la cantidad de ofertas sin revisar genera, además, una incertidumbre para las personas interesadas en ingresas al Servicio Civil ya que, una vez ingresada su oferta, desconocen el tiempo que tardará la DGSC en revisarla, lo que para la Contraloría “aumenta a su vez la existencia de riesgos de oportunidad sobre el contenido de la oferta”.

Además, la Contraloría encontró que no existe una valoración integral de los riesgos específicos para el proceso de reclutamiento y selección de personas, y señala que contar con esto permitiría a la DGSC monitorear de formar permanente e integral las diversas etapas del proceso de reclutamiento y selección de persona para el cumplimiento de sus objetivos.

Entre sus conclusiones, la Contraloría señala:

La selección de personal es un proceso que no solo compete a la Oficina de Gestión de Recursos Humanos solicitante, sino que también requiere de un acompañamiento por parte de la Dirección General del Servicio Civil, quien en su papel de Rector tiene la potestad de generar los insumos que permitan una identificación oportuna del ofertante más idóneo según las características de la clase de puesto y la clasificación, para esto es necesario no solo el establecimiento de mecanismos que permitan gestionar el apoyo, sino también valorar los plazos actualmente establecidos, con el fin de ajustarlo a la realidad actual del Régimen.

Respuesta de la DGSC

El informe, añade la respuesta que dio el director General del Servicio Civil, Alfredo Hausbaum Camacho, a los hallazgos de la Contraloría, donde indica que:

  • La programación manual de las pruebas implica verificar cada línea de las ofertas presentadas, información que se encuentra en archivos de Excel fragmentados desde el 2016, por lo que es una tarea que demanda muchos recursos.
  • El Sistema Sageth fue creado para otra realidad y es actualmente un sistema obsoleto.
  • No hay recursos financieros asignados para la adquisición de equipos y programas informáticos, dado que el 90% de los recursos de la institución se asignan al pago de planilla.