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Si es un ejercicio complicado saber cuántos millones de dólares de nuestros impuestos ha costado a los contribuyentes las décadas de intentos por digitalizar procesos en instituciones públicas, más difícil es saber con exactitud cuánto le ha costado directamente a los costarricenses que no se implementaran cuando dijeron que lo harían.

Pese a la evidencia, en muchos casos persiste la equivocada decisión de los jefes de instituciones y empresas que insisten en desarrollar sistemas informáticos únicos, a la medida, y mantenerlos en sus servidores, o alquilar data centers (hay instituciones públicas que pagan cientos de miles de dólares al mes en estos servicios) cuando en realidad el mundo marcha por otro camino.

Los tomadores de decisiones suelen solo consideran los costos de licenciamiento, actualización y soporte, pero dejan de lado una enorme cantidad de costos “hundidos” que se han ido sumando con el tiempo y se asumen como de hecho:  infraestructura de servidores, mantenimiento, personal interno de apoyo y soporte, espacio físico, riesgo de fallos, etc.

Para que el Gobierno o una empresa ahorre, debe empezar por tener un claro panorama de los costos.  Es necesario crear una medición correcta de cuánto le está costando una solución, y si en verdad lo es.

Una vez entendidos los costos de manera objetiva, entonces se tendrán los elementos necesarios para comprender las alternativas desde un punto de vista financiero, del mismo modo en el que son evaluados todos los demás activos de la organización. De aquí se derivan las alternativas concretas y viables para crear ahorros considerables, acompañados de ventajas competitivas importantes para una institución pública o empresa.

Modelo de suscripción. En vez de haber invertido esa gigantesca cantidad de recursos, ¿qué habría pasado si el MEP o la CCSS hubiese adquirido un sistema por suscripción? La adquisición implica siempre la inversión inicial y todos los costos derivados de mantener en funcionamiento una solución.

La suscripción en cambio es un gasto deducible con un impacto directo en la última línea.  Tome en cuenta que comprar tecnología es similar a comprar bienes muebles (vehículos), por lo que un modelo que nos permita tener más vehículos con bajos costos fijos es una estrategia natural y global para ahorrar. Igual sucede con el software y la infraestructura para que funcione.

Aparte del costo del atraso de décadas y del desarrollo de sistemas propios, ¿cuánto costará a los asegurados mantener ese sistema? ¿La CCSS utiliza servidores propios, alquila un data center? ¿Cuántas instituciones públicas hay en esta misma situación?

Vivir en la nube. Imagine un escenario en el que ya no tenga que invertir en seguridad, en contingencia, en infraestructura (servidores, cuartos seguros, mantenimiento de equipos y personal interno dedicado a garantizar la continuidad).

Ese mundo mejor existe, ¡y además es más barato! Las soluciones en la nube por suscripción permiten acceder a las alternativas más poderosas, confiables y actualizadas disponibles con un costo total de propiedad muy inferior a lo que se paga por las tradicionales en plataformas tecnológicas en sitio.

Es muy frecuente que dentro de las organizaciones se utilice el argumento de “es que somos muy diferentes” como objeción al uso de mejores prácticas. En un mundo globalizado, donde la competencia asedia por todas partes y donde los clientes (sí, los ciudadanos también son clientes) son cada vez más exigentes, queda muy poco espacio para seguir con métodos heredados de décadas anteriores.

Las mejores prácticas brindan no solo eficiencias operativas, también crean las capacidades necesarias para que las organizaciones puedan seguir aportando su propio valor a partir de sus ventajas competitivas.  Las mejores prácticas no significa comprometer su identidad, significa crear un marco eficiente y flexible para que su organización pueda consolidar y aumentar sus ventajas competitivas y su diferenciación.

Los ejemplos en el sector público abundan y ellos nos dan una idea de la magnitud del costo que las decisiones en informática tienen para los contribuyentes, quienes de forma directa, mediante el pago de los servicios (como en los bancos) o indirectos (mediante impuestos) cargan con los costos de las decisiones de las instituciones.

De la misma manera, los empresarios tendrían que orientar sus sistemas informáticos a la nube, pues maximizarán las ganancias al ahorrar tiempo y dinero.